2026 k?nnte das Jahr werden, in dem viele Unternehmen sich intensiv der Frage widmen, wie sie ihr Backoffice neu organisieren. B?rokratieabbau, Einsparungen und Effizienz stehen auch hier weit oben auf der Agenda. Die zahlreichen KI-Produkte und -Features, die derzeit auf den Markt kommen, legen f?r ein solches Vorhaben die optimale Grundlage. Auch im Management von Mitarbeiterausgaben, Reisekosten und Spesen wird sich deshalb mehr tun als nur zus?tzliche neue Regularien.
Etwa 68 % aller Spesenabrechnungen sind simple Standardf?lle aus der Kategorie „low risk“, die ohne Probleme automatisiert werden k?nnten. Darunter fallen beispielsweise Abos, regelm??ige K?ufe oder Reisetickets. Diese Zahl ist keine Sch?tzung, sie stammt aus einer Analyse, bei der Rydoo ?ber 10,2 Millionen Belege ausgewertet hat. Mit einer spezialisierten Plattform f?r ihren Spesenprozess k?nnen Unternehmen hier hunderte, teils sogar tausende Arbeitsstunden sparen. Eine solche Automatisierung ist aber nur ein Punkt, der ein modernes Spesenmanagement immer relevanter macht:
– Compliance und Betrug: Hier ist 2026 viel Bewegung zu erwarten. Noch macht KI nur eine kleine Anzahl aller Betrugsversuche aus, doch dieser Anteil steigt schon jetzt. Auf der Gegenseite sind Tools wie Smart Audit von Rydoo aber schon heute in der Lage, KI-Fakes und herk?mmliche F?lschungen mit hoher Genauigkeit zu entdecken. Hinzu kommt, dass neue Regularien auch neue M?glichkeiten f?r unabsichtliche Compliance-Verst??e bieten. Auch hier werden Apps und Plattformen eine wichtige St?tze sein, um Problemf?lle zu reduzieren, statt zu erh?hen. Auf herk?mmliche manuelle Art wird es immer schwieriger, Compliance-Vorf?lle jeder Natur zu verhindern.
– Interne Regeln werden dynamisch: Richten wir das Licht auf die unternehmensinternen Richtlinien, k?nnen diese k?nftig dank KI deutlich dynamischer sein. In etwa vergleichbar mit Dynamic Pricing im Einzelhandel k?nnen aktuelle Modell auch hier Analysen nutzen, um Vorschl?ge f?r Anpassungen zu machen. Regeln werden nicht l?nger zwanzig Jahre unver?ndert sein, sondern sich an aktuellen Bed?rfnissen und Mustern orientieren. Dies umfasst sowohl riskante Muster als auch n?tige Freigrenzen, beispielsweise f?r Tickets.
– Pr?vention ersetzt Bestrafen: Generell hat im Ausgabenmanagement eine mittelfristige Entwicklung hin zu Pr?vention statt blo?em Erkennen eingesetzt. M?glich machen das die KI-Features mit ihren Echtzeit-Kapazit?ten. Anstatt Probleme und Verst??e lediglich im Nachhinein zu entdecken und zu korrigieren, werden Mitarbeiter schon beim Einreichen eines Belegs ?ber dessen Compliance informiert. Traditionelle Schulungen zu Ausgabenrichtlinien werden dadurch ersetzt durch einen dynamischen und aktuellen Informationsprozess. Auch diese Entwicklung wird Problemf?lle verringern.
Alle diese Punkte haben eines gemeinsam: Es gab noch nie so viele M?glichkeiten, einen traditionell b?rokratischen Prozess wie das Ausgabenmanagement so flexibel und dynamisch zu gestalten wie 2026. Was mancherorts noch immer mit viel Papier und Aktenordnern verbunden ist, kann ein funktionaler Echtzeit-Prozess sein, bei dem ein gewaltiger Return on Investment winkt. Die zentrale Rolle dabei geh?rt der Integration von KI. Allerdings keine KI, die Regeln nur befolgt, sondern eine, die hilft, ein praxisnahes Regelwerk zu gestalten. Auch das Ausgabenmanagement kommt um dieses Thema also nicht herum. Daf?r erh?lt es aber auch einen wertvollen Helfer und Begleiter.
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