Verpflichtung zur Aufzeichnung telefonischer oder per Video geführter Beratungsgespräche: MiFID-Recorder GmbH startet die erste rechtskonforme Taping-App (DFPA Interview)
Seit Inkrafttreten der europäischen Finanzmarktrichtlinie MiFID II sind Banken, Haftungsdächer und Vermögensverwalter mit einer Zulassung nach § 32 des Kreditwesengesetzes (KWG) zur Aufzeichnung telefonischer oder per Video geführter Beratungsgespräche verpflichtet. Dazu ein Interview der Deutschen Finanz Presse Agentur DFPA mit Thomas Jasper, Geschäftsführer der MiFID-Recorder GmbH. Das Unternehmen entwickelt digitale Produkte und Services, die die Themen Voice und Storing betreffen. Das komplette DFPA Interview gibt es auf http://www.dfpa.info/Interview/die-mifid-recorder-gmbh-startet-die-erste-rechtskonforme-taping-app.html
Nach der im Entwurf vorliegenden überarbeiteten Finanzanlagenvermittlungsverordnung (FinVermV) trifft diese Verpflichtung in Kürze auch Vermittler mit einer Zulassung nach § 34f der Gewerbeordnung. Die MiFID-Recorder GmbH ( http://www.mifid-recorder.com) bietet dazu mit dem MiFID-Recorder eine zertifizierte Lösung, die nun um eine rechtskonforme Taping-App ergänzt wurde. Im Gespräch mit der Deutschen Finanz Presse Agentur DFPA (http://www.dfpa.info) erläutert MiFID-Recorder-Geschäftsführer Thomas Jasper die Hintergründe.
DFPA: Was ist die MiFID-Recorder-App?
Jasper: Der MiFID-Recorder ermöglicht seit in Kraft treten der MiFID-II-Vorschriften im Januar 2018 rechtskonformes Taping, also die Aufzeichnung von telefonischen Beratungsgesprächen für alle betroffenen Berufsgruppen. In der App findet man nun die wichtigsten Funktionalitäten vereint und wir sind stolz die erste rechtskonforme Taping-App präsentieren zu können.
DFPA: Was bedeutet „rechtskonform“ in dem Zusammenhang?
Jasper: Der gesamte Prozess von der Initiierung eines Anrufs bis hin zur Speicherung der Recordings muss in Übereinstimmung mit den MiFID-II-Vorschriften einerseits und mit der DSGVO andererseits erfolgen. Es gibt beispielsweise eine Vielzahl von Apps, mit denen es möglich ist, Gespräche aufzuzeichnen und diese lokal auf dem Smartphone abzuspeichern. Das ist relativ einfach umsetzbar, aber genügt in keiner Weise den Anforderungen in Sachen Taping.
DFPA: Wie weisen Sie Ihren Kunden gegenüber DSGVO- und MiFID-II-Konformität nach?
Jasper: Auf Wunsch erhält jeder Kunde von uns ein umfängliches Set an Nachweis-Dokumenten. Was die DSGVO betrifft, so sind das unter anderem ein Auftragsverarbeitungsvertrag, ein Datenschutzkonzept, die technischen und organisatorischen Maßnahmen (TOMs) sowie eine Reihe von weiteren Unterdokumenten. Die MiFID-II-Konformität des MiFID-Recorders haben wir durch eine Wirtschaftsprüfungskanzlei überprüfen lassen. Den entsprechenden Prüfbericht legen wir auf Anfrage jederzeit gerne vor. Dieses Dokument wird laufend gepflegt und um eventuelle Systemerweiterungen ergänzt. Darin wird zur gegebenen Zeit dann auch die Konformität mit der FinVermV unabhängig bestätigt.
DFPA: Wer sind die Kunden des MiFID-Recorders?
Jasper: Wir versorgen aktuell insbesondere Vermögensverwaltungen, Banken, Haftungsdächer, Finanzvertriebe und Maklerpools mit unserer Lösung. Kleinere Kunden binden wir dabei direkt an, größere Organisationen nutzen wir wiederum als Distributoren.
DFPA: Wie kamen Sie auf die Idee, die MiFID-Recorder-App zu entwickeln?
Jasper: Nachdem wir uns in den ersten Monaten intensiv mit der kompromisslosen Umsetzung der gesetzlichen Vorgaben beschäftigt haben, ist uns klar geworden, dass die Akzeptanz einer Taping-Lösung bei dem Endbenutzer ein ganz entscheidender Faktor ist. Es kann nicht sein, dass die Anwender Vermeidungsstrategien zu Lasten Ihres Geschäfts entwickeln. Vielmehr sehen wir es als unsere zentrale Aufgabe an, den Prozess derartig zu vereinfachen, dass er sich barrierefrei in den Beratungsalltag unserer Nutzer integrieren lässt. Nach zahlreichen intensiven Gesprächen mit unseren Kunden ergab sich eine App als die einzig logische Konsequenz.
DFPA: Wie funktioniert die App?
Jasper: Der MiFID-Recorder bietet grundsätzlich unterschiedliche Taping-Möglichkeiten abhängig davon, ob der Berater bereits im Vorfeld weiß, dass ein Gespräch aufgezeichnet werden muss oder sich im Laufe eines Gesprächs Aufzeichnungsbedarf ergibt, unabhängig davon wer wen angerufen hat. Auch für die generelle Aufzeichnung eingehender Anrufe gibt es eine Lösung. Die App kann genutzt werden, um mit dem Handy zu telefonieren auf dem sie installiert ist. Dazu wählt der Berater entweder die Nummer des entsprechenden Kunden aus dem Telefonbuch aus oder er gibt sie manuell ein. Im Anschluss wählt er nur noch die entsprechende Taping-Variante in der App aus und der Anruf wird gestartet.
Die App kann aber auch als das genutzt werden, was wir Cockpit nennen. Dies ist dann der Fall, wenn der Berater beispielsweise von seinem Arbeitsplatz aus und mit seinem Festnetztelefon arbeitet. Hierzu wird die Nummer des Festnetzanschlusses in der App hinterlegt. Jetzt wählt man nur noch über die App den Gesprächspartner aus und wählt mit dem Festnetztelefon die hier abgespeicherte, immer gleiche MiFID-Recorder Nummer und die Vermittlung erfolgt automatisch. So wird der MiFID-Recorder, unabhängig von der genutzten Technik, zur persönlichen Telefonzentrale. Über die Aufzeichnung wird der Kunde vor jedem Gespräch über eine automatische Ansage informiert.
DFPA: Was sind die Vorteile der App?
Jasper: Der wohl größte Vorteil besteht darin, dass Nutzer im Normalfall keine Telefonnummern mehr eingegeben müssen. Bislang war es notwendig, zunächst die Nummer des MiFID-Recorders und dann die Nummer des Ziels einzugeben. Das mag als mühsam empfunden werden und birgt auch die Gefahr, dass man sich bei langen Zahlenfolgen vertippt. Mit der App werden die Anrufe per Klick gestartet, wodurch Tippfehler vermieden werden.
Zudem entspricht die Initiierung eines Taping-Anrufs mit dem MiFID-Recorder dem gelernten Telefonie-Verhalten und wird nicht mehr als umständlich oder lästig empfunden, vielmehr als komfortabel und wertvolle Unterstützung im Arbeitsalltag.
DFPA: Was waren die besonderen Herausforderungen bei der Entwicklung?
Jasper: Eine besondere Herausforderung bestand darin, möglichst viele Nutzer mit möglichst wenig Rufnummern versorgen zu können. Dies ist vor allem deswegen erforderlich, weil es schon aus rein wirtschaftlicher Sicht nicht rentabel wäre, für jeden Kunden eine eigene Rufnummer zu registrieren. So haben wir es geschafft, mit einer einzigen Nummer Tausende von Nutzer zu versorgen.
DFPA: An wen richtet sich die MiFID-Recorder-App?
Jasper: Wie der Name schon sagt, sprechen wir mit der MiFID-Recorder-App jeden an, der gemäß MiFID II verpflichtet ist Beratungsgespräche aufzuzeichnen, also Finanzunternehmen nach KWG, die der BaFin unterstellt sind. Dazu kommen mit dem Inkrafttreten der Neufassung der FinVermV auch alle Finanzanlagenvermittler nach § 34f der Gewerbeordnung.
Neben diesen Direktkunden sprechen wir natürlich vor allem Haftungsdächer, Finanzvertriebe und Maklerpools an, die den MiFID-Recorder inklusive App auch als White Label betreiben und auf diese Art den angeschlossenen Vermittlern zur Verfügung stellen können.
DFPA: Was muss man tun, um die App nutzen zu können?
Jasper: Die App kann man kostenlos im Apple Store oder im Google Play Store herunterladen. Um das Taping nutzen zu können, müssen Sie einen Vertrag mit der MiFID-Recorder GmbH abschließen oder Ihren Pool oder Ihren Vertrieb fragen, ob er Ihnen die MiFID-Recorder-App zur Verfügung stellen kann. Eine Nutzung ohne gültigen Vertrag ist aus rechtlichen Gründen nicht möglich. Weitere Informationen hierzu finden Sie auf unserer Website.
Thomas Jasper ist Geschäftsführer der MiFID-Recorder GmbH mit Sitz in München. Das Unternehmen entwickelt digitale Produkte und Services, die die Themen Voice und Storing betreffen. http://www.mifid-recorder.com
Dieses und weitere Interviews mit führenden Köpfen der Finanz- und Kapitalanlagebranche finden Sie bei der Deutschen Finanz Presse Agentur DFPA auf http://www.dfpa.info/interviews.html
Die Deutsche Finanz Presse Agentur DFPA (http://www.dfpa.info) mit Sitz in Hamburg ist der unabhängige Branchenbeobachter und der verlässliche Lieferant für alle News, die Finanzdienstleister, Berater und Vermittler wissen müssen. Die Fachredaktion wertet täglich mehr als 3.200 Nachrichtenquellen aus und stellt diese den Nutzern der DFPA zur Verfügung.
Die von Dr. Dieter E. Jansen 2014 gegründete DFPA ist der Nachrichtenservice für die Finanz-, Kapitalanlage- und Investmentbranche und bietet Fach-Informationen über Märkte und Recht, Produkte und Akteure. Die DFPA bietet alle relevanten Informationen und Nachrichten der Finanz- und Investmentbranche auf einen Blick und ist die feste Institution für Finanznachrichten der Praktiker.
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