Schwandorf, 13. Januar 2026 – Tagespost und andere Mitteilungen entstehen in vielen Unternehmen noch dezentral: Jede Abteilung und Filiale, die Mitarbeitenden im Homeoffice – alle drucken, kuvertieren, frankieren und versenden individuell. Das ist kosten- und zeitintensiv. Mit einer Plattforml?sung von Paragon, Dienstleister f?r Kundenkommunikation, k?nnen alle Ausgangsdokumente geb?ndelt, automatisiert und portooptimiert verarbeitet und anschlie?end zuverl?ssig physisch oder digital verschickt werden.
Im HR-Bereich einer gro?en deutschen Handelskette erstellten, druckten und verschickten jeder Standort und jeder Mitarbeiter im Homeoffice Abrechnungen, Bescheide, Rundschreiben auf ihre Weise. Das Unternehmen suchte nach einer L?sung, Mitarbeitende zu entlasten. Zugleich sollte die Kommunikation kostentransparent, rechtssicher und DSGVO-konform sein, mit definierten Rollen, Rechten und Freigabeprozessen ablaufen und sich alles l?ckenlos dokumentieren lassen.
Als L?sung implementierte das Unternehmen smartPrint von Paragon: Die Mitarbeitenden stellen nun ihre Dokumente auf der Plattform ein, wo sie automatisiert gepr?ft und nach definierten Regeln freigegeben werden, bevor sie anschlie?end zentral produziert und versandt werden. Das senkt den Bearbeitungsaufwand und sichert eine stabile Qualit?t der Tagespost. Rund 30 aktive Nutzer des Unternehmens haben allein im ersten Jahr mehr als 350.000 Sendungen sicher ?ber die Plattform verarbeitet und verschickt. Auch saisonale Aktionen wie eine Kampagne mit 40.000 Gutscheinen lassen sich dar?ber einfach und ohne zus?tzlichen Zeitaufwand abwickeln.
„Automatisierte Abl?ufe schaffen Raum f?r wertsch?pfende Aufgaben“
„In vielen Organisationen frisst die individuell und in Handarbeit erzeugte Post unn?tig viel Zeit, Budget und Aufmerksamkeit“, sagt Alexander Sch?fer, Chief Sales Officer bei Paragon Germany. „Lokale Druckprozesse, fehlende B?ndelung, eine inkonsistente Adressqualit?t und aufwendige Freigaben verlangsamen die Abl?ufe und machen sie fehleranf?llig und teuer.“ Unter mangelnder Transparenz und Nachvollziehbarkeit leide zudem die Compliance und Auditierbarkeit der Prozesse. Sch?fer: „Automatisierte Abl?ufe hingegen entlasten Fachabteilungen und schaffen Raum f?r wertsch?pfende Aufgaben. Die zentrale Produktion und B?ndelung senkt Porto- und Betriebskosten und erspart die lokale Druckinfrastruktur. ?ber eine Plattform organisiert, ist sie dar?ber hinaus skalierbar und jederzeit nachvollziehbar. Zudem k?nnen viele aktuell noch physisch zugestellte Sendungen sukzessive auf den digitalen Versand umgestellt werden. Das spart weitere Ressourcen und Versandkosten.“
Mit der L?sung von Paragon k?nnen Mitarbeitende zur Erstellung von Kommunikationsinhalten weiter die gewohnte Anwendung wie Office/ERP- oder HR-Systeme nutzen und ?bergeben die Daten dann per Portal, Druckertreiber oder sFTP an smartPrint. Dort werden sie automatisch in Bezug auf Format, Adressstand und weiteren Regeln gepr?ft, bevor sie ebenso automatisiert zentral gedruckt, kuvertiert und portooptimiert freigemacht und versandt werden – oder ?ber digitale Kan?le an die Empf?nger gehen, auch beispielsweise als E-Rechnung. Reportings und Protokolle machen den Aufwand f?r die Tagespost transparent.
Whitepaper und Online-Seminar zum Thema
Paragon bietet ein Online-Seminar und ein kostenloses Whitepaper zur smartPrint-Plattform mit dem Titel „Tagespost im Griff – zentral gesteuert, physisch & digital“ an. Download und weitere Informationen hier: https://www.paragon.world/de/solutions/smartprint
Keywords:Plattforml?sung, Kundenkommunikation, Whitepaper, Paragon Deutschland
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