Unternehmen investieren weltweit Milliarden in moderne Besprechungsr?ume. Doch wie sie nach der Anschaffung dauerhaft verl?sslich betrieben werden, wird oft nicht mitgedacht. Damit sparen Betriebe an der falschen Stelle, warnt Dr. Sven Damberger, gesch?ftsf?hrender Gesellschafter des internationalen UCC-Dienstleisters MVC Videra. Die Folgen sind wiederkehrende St?rungen und teure Technik, die hinter ihrem Potenzial zur?ckbleibt.
?Unternehmen stecken derzeit erhebliche Budgets in die Modernisierung ihrer Meetingr?ume?, erkl?rt Damberger. Allein der globale Markt f?r Videokonferenztechnik soll laut einer Studie von Frost & Sullivan aus diesem Juli von 3,94 Milliarden US-Dollar im Jahr 2025 auf 6,23 Milliarden US-Dollar im Jahr 2030 wachsen. Treiber sind vor allem hybride Arbeitsmodelle, die R?ckkehr ins B?ro und neue KI-Funktionen.
?Doch viele Betriebe denken die Investition nicht zu Ende?, so der Gesch?ftsf?hrer, dessen Team weltweit bereits hunderte Workplaces umgesetzt hat. Ausstattung und Installation neuer R?ume seien meist bis ins Detail geplant. Der sp?tere Betrieb dagegen oft nicht. Dabei k?nne allein die Technik f?r einen hochwertig ausgestatteten Konferenzraum schnell einen f?nfstelligen Betrag kosten. Wer so viel investiert, m?sse daf?r sorgen, dass der Raum auch Jahre sp?ter noch zuverl?ssig funktioniere, betont der Experte.
Gesamtverantwortung oft nicht geregelt
Dass sich in gro?en Unternehmen die IT sp?ter um den Betrieb k?mmere, l?sst Damberger als Gegenargument nicht gelten: ?Das Problem ist in der Praxis nicht, dass sich niemand zust?ndig f?hlt, sondern dass es zu viele tun.? Netzwerk, AV-Technik, Standort und Collaboration-Plattform liegen oft bei unterschiedlichen Teams und Dienstleistern. Was oft fehle, sei eine Stelle, die die Gesamtverantwortung tr?gt. Sie koordiniert Beteiligte, verfolgt St?rungen bis zur L?sung und wertet die Betriebsdaten aller Komponenten aus, die bei ihr zusammenlaufen.
Gerade bei gro?en Raumlandschaften sei das wichtig: ?Ohne Gesamtblick laufen bei der IT immer mehr Support-Tickets auf, ohne dass Zusammenh?nge sichtbar werden?, warnt der Experte. Zentrale Betriebsdaten zeigen dagegen, wo St?rungen wiederkehrende Ursachen haben, Kapazit?ten ungenutzt bleiben und Optimierungsbedarf besteht. So l?sst sich die Infrastruktur stabil betreiben und der Wert der Investition langfristig sichern.
Was Unternehmen beim Betrieb regeln m?ssen
Die Empfehlung des Experten lautet daher: Unternehmen, die ihre Kommunikationsinfrastruktur modernisieren, sollten zwingend auch den sp?teren Betrieb einbeziehen. ?Der erste Schritt besteht darin, die Verantwortung f?r die Meetingr?ume zentral zu verankern?, sagt Damberger. Betriebe k?nnen daf?r eine eigene operative Einheit schaffen oder den laufenden Betrieb an einen spezialisierten Managed-Service-Anbieter ?bertragen. Neben Kapazit?ten bringen externe Spezialisten vor allem das Know-how mit, um Technologien, Standorte und Dienstleister effizient zu koordinieren.
Sorge vor Kontrollverlust unbegr?ndet
Eine h?ufige Sorge von IT-Verantwortlichen, dabei das Heft aus der Hand zu geben, kann der Experte entkr?ften: Standards, Sicherheitsvorgaben und strategische Entscheidungen bleiben auch bei einer externen L?sung im Unternehmen. Wichtig ist nur, dass Verantwortung, Betriebsdaten und Handlungsf?higkeit an einer Stelle zusammenlaufen.
?Die daf?r n?tige Transparenz schafft ein zentrales, hersteller?bergreifendes Monitoring-System?, erkl?rt Damberger. Es f?hrt Daten aus unterschiedlichen R?umen und Technologien zusammen und macht sichtbar, wie zuverl?ssig und intensiv sie genutzt werden. Damit daraus verl?sslicher Betrieb wird, braucht es zus?tzlich klar definierte Service- und Eskalationsprozesse: Wer reagiert auf welche St?rung, welche Reaktionszeiten gelten und wann werden Hersteller, Remote-Support oder Vor-Ort-Service eingebunden? Ebenso wichtig ist die Steuerung ?ber den gesamten Lebenszyklus: Updates, Kompatibilit?ten, Austauschzyklen und Investitionen m?ssen ?ber die gesamte Raumlandschaft hinweg geplant und gesteuert werden. Nur so k?nne sie dauerhaft funktionieren.
Eine Frage des ROI
Ob und wie Unternehmen ihre Meetingr?ume betreiben, sei letztlich eine Frage des ROI, sagt Damberger. Eine hochwertige Kommunikationsinfrastruktur zahle sich nicht allein dadurch aus, dass sie am Tag der Abnahme funktioniert. Ihr Wert entsteht erst, wenn sie auch Monate und Jahre sp?ter problemlos genutzt werden kann. Unternehmen sollten Meetingr?ume deshalb nicht als einmalige, sondern als fortlaufende Investition betrachten: in dauerhaft zu betreibende Kommunikationsinfrastruktur.
* Frost & Sullivan, ?Global Video Conferencing Devices Market, Forecast to 2030?, ver?ffentlicht 15. Juli 2026
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