1. Sichern Sie den Betrieb
Stellen Sie sicher, dass alle Außentüren, Fenster, Garagentore, Fluchttüren, etc. geschlossen und verriegelt sind.
Machen Sie einen Kontrollgang im Außenbereich und sichern Sie alle Gegenstände, die durch Wind und Sturm wegfliegen könnten.
Sichern Sie Gartenbestuhlung, etc. durch geeignete Vorkehrungen, wie z.B. Ketten, Stahlseile, etc.
2. Schalten Sie Medien ab oder auf ein Minimum
Schalten Sie, soweit möglich Strom, Wasser, Gas, etc. ab.
Sofern eine Abschaltung nicht an den Hauptverteilungen möglich ist, lassen Sie z.B. Strom nur an den notwendigen Verbrauchern (z.B. Notbetrieb Büro, Kühlungen, Tiefkühlgeräte, Brandmeldeanlagen, Alarmanlagen, Videoüberwachung, etc.) anstehen. Schalten Sie unbedingt alle Außensteckdosen ab, um Kriminellen kein leichtes Spiel zu machen. Soweit möglich lassen Sie Wasser aus Behältern ab (z.B. im Spa, etc.).
Schalten Sie die Heizungsanlage auf ein Minimum.
Lassen Sie jedoch Bewegungsmelder für Beleuchtung in den Außenanlagen in Betrieb – Kriminelle scheuen Licht.
3. Verarbeiten oder spenden Sie verderbliche Lebensmittel
Prüfen Sie, welche Lebensmittel verderben können bzw. bei welchen Lebensmitteln das MHD in absehbarer Zeit abläuft. Soweit möglich verarbeiten Sie diese Lebensmittel und frieren diese fachgerecht ein (Kennzeichnung nicht vergessen).
Prüfen Sie, ob Sie verderbliche Lebensmittel, die Sie nicht verarbeiten oder haltbar machen können, an eine Tafel spenden können.
4. Seien Sie zu Kernzeiten präsent
Definieren Sie einen Zeitraum, in dem der Betrieb täglich besetzt ist.
Nutzen Sie diese Zeit um eingegangene E-Mails, Reservierungsanfragen, etc. zu bearbeiten.
Kommunizieren Sie Ihren Gästen, Mitarbeitern und Partnern diesen Zeitraum, um im Rahmen einer telefonischen Erreichbarkeit Dinge erledigen zu können.
Führen Sie täglich einen Kontrollgang durch das gesamte Haus durch und protokollieren Sie diese Patrouille.
5. Informieren Sie Ihre Versicherung
Informieren Sie Ihre Versicherung von der vorübergehenden Schließung Ihres Betriebes und prüfen Sie, welche Maßnahmen zur Sicherung Ihres Betriebes die Versicherung fordert. Ein leerstehendes Gebäude hat für den Versicherer ein höheres Risiko. Dokumentieren Sie daher alle Sicherungsmaßnahmen, die Sie durchführen.
Prüfen Sie, ob eine Betriebsunterbrechung versichert ist und welche Voraussetzungen gelten.
6. Sichern Sie alle Daten
Stellen Sie sicher, dass alle Daten im Betrieb gesichert sind mindestens eine Sicherung sich außerhalb des Gebäudes befindet (Physische Sicherung oder Cloud).
Prüfen Sie, ob Sie von Ihrem Home-Office auf das PMS des Hotels zugreifen können. Beachten Sie bei Home-Office Arbeit Ihrer Mitarbeiter, dass der Datenschutz gewährleistet ist. Beachten Sie hierbei besonders den Zugriff, die Verarbeitung und Speicherung von personenbezogenen Daten Ihrer Mitarbeiter und Ihrer Gäste!
7. Kommunizieren Sie mit Ihren Gästen, Lieferanten und Mitarbeitern
Bringen Sie am Gebäude z.B. der Eingangstüre, etc. Hinweise an, die auf die aktuelle Schließung hinweisen und kommunizieren Sie eine Notfall-Telefonnummer.
Aktualisieren Sie Ihre Hinweise auf der Homepage und kommunizieren Sie mit Ihren Gästen über soziale Netzwerke. Besprechen Sie die Ansagetexte der Telefonanlage.
Informieren Sie Ihre Lieferanten über die vorübergehende Schließung. Sagen Sie regelmäßige Lieferungen / Abholungen (z.B. Wäscherei) ab.
Die Mitarbeiter sind in einem Hotel und Gastronomie das wertvollste Kapital. Kommunizieren Sie regelmäßig mit Ihren Mitarbeitern. Halten Sie Ihre Mitarbeiter auf dem Laufenden. Nutzen Sie hierfür Telefon oder Videosysteme.
8. Bleiben Sie informiert
Als Hotel oder Gastronomie sind Sie Teil des öffentlichen Lebens.
Bleiben Sie mit der Verwaltung (Gemeinde, Landkreis, etc.) und den Behörden (z.B. Gesundheitsamt, etc.) in Kontakt.Informieren Sie sich über Hilfsmöglichkeiten z.B. über die IHK, Ihre Hausbank, der KfW und den Landesbanken der Länder.
Nehmen Sie diese Checkliste und Ihre Erfahrungen in dieser Situation in Ihr Managementsystem auf. Überarbeiten Sie Ihren Notfallplan und fügen ggf. Informationen, die in dieser Situation sichtbar werden hinzu (z.B. Umgang bei Pandemie, etc.).
9. Bereiten Sie die Wiedereröffnung vor
Bereits mit der Schließung sollten Sie an die Wiedereröffnung des Betriebes denken.
Welche Maßnahmen sind vor der Wieder-eröffnung erforderlich, um wieder in einen geordneten Betrieb zu gelangen. Erstellen Sie Maßnahmenpläne und definieren Sie Verantwortlichkeiten. Wer übernimmt die Reinigung und Desinfektion, wie wird sichergestellt, dass Wasserleitungen gespült werden, wer bestellt wann Lebensmittel, usw.
Nutzen Sie die Zeit der Schließung um Ihr Geschäftsmodell, Ihre Positionierung, Ihr Angebot und die Preispolitik zu überprüfen. Nutzen Sie die Zeit, um erforderliche Anpassungen vorzunehmen.
Nach der Wiedereröffnung wird eine eindeutige Positionierung wichtiger denn je sein!
Laden Sie die kostenlose Checkliste von der Homepage der active Hotelmanagement GmbH unter www.active-hotelmanagement.com herunter.
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