H?ufig summieren sich Mitarbeiter-Ausgaben im Jahresverlauf wie von Geisterhand zu einer Summe auf, die ?berrascht. Wenn aber immer mehr Augenmerk auf optimierten Finanzfl?ssen, Kostenreduktion und Transparenz liegt, d?rfen auch Spesen und Reisekosten f?r Unternehmen kein schwarzes Loch sein. F?r eine solide Finanzplanung ist auch dieser Bereich von Bedeutung. Es gilt also, das Spesenmanagement zum finanziellen Vorteil zu machen.
Die Rolle von Finanzen und Buchhaltung ist heute weit weniger passiv-administrativ als sie es fr?her vielleicht war. Sowohl das Bed?rfnis nach einem optimierten Cashflow als auch beispielsweise Compliance-Vorschriften haben sie weiter ins Zentrum ger?ckt. Mit einer neuen Rolle ben?tigt der Bereich aber auch die Werkzeuge, um dieser gerecht zu werden. Die Teams brauchen die M?glichkeit, Ausgaben ohne zu gro?en Mehraufwand effektiv zu organisieren und zu analysieren.
Im Bereich der Mitarbeiter-Ausgaben f?r Reisen und andere Spesen ist das nicht immer einfach. H?ufig sind gerade hier die Kosten schwer vorherzusehen und entstehen spontan. Doch auch hier besteht gro?es Potenzial, durch Analysen am Ende sogar finanzielle Vorteile zu erzeugen.
Der Gewinn steckt in den eigenen Prozessen
H?her als gedacht sind beispielsweise meist die Kosten, die das blo?e Bearbeiten einer Spesenabrechnung mit sich bringt. Manuelles Bearbeiten, Nachfrageschleifen oder verz?gerte Belege kosten viel teure Arbeitszeit. Einen ?berblick, was wie viel Zeit kostet, bietet Rydoo in den Rydoo Insights. Neben der durchschnittlichen Bearbeitungsdauer einer Abrechnung sind hier auch Fakten aufgeschl?sselt, wie der Prozentsatz abgelehnter Belege, die Ausgaben je nach Spesenkategorie oder auch wie lange Nutzer f?r eine Erstattung ben?tigen. So erfahren Unternehmen, wie sie ihre Richtlinien und Prozesse optimieren und die Produktivit?t ihrer Finanzteams steigern. Einsparungen von bis zu 20 Euro pro Beleg sind dadurch keine Seltenheit.
Auch auf einer proaktiveren Seite bestehen Potenziale. Rydoo Insights zeigt, welche H?ndler, Hotels und Gesch?fte von Mitarbeitern am h?ufigsten genutzt werden. Eine solche Statistik ist vielen Unternehmen h?ufig nicht bewusst. Sie gibt ihnen jedoch unter anderem die Chance, Vorzugstarife auszuhandeln.
Unerwartete Kosten werden weniger, Prognosen werden besser
Doch wie sieht es beim Thema Prognosen aus? Wie hoch die Ausgaben auf Gesch?ftsreisen sind, h?ngt zu einem wesentlichen Teil von situationsbedingten Variablen ab. Dennoch wollen CFOs ihre Finanzstr?me so genau wie m?glich vorhersagen. Rydoo Insights hilft auch hier. Das Tool zeigt ohne Mehraufwand, wie viele Antr?ge momentan in Bearbeitung sind und was deren aktueller Status ist. Dazu kann es auf Basis von Trends und historischen Daten eine ungef?hre Prognose liefern, welche Kosten f?r Reisen und Spesen in den n?chsten Monaten zu erwarten sind. Das mag keine Garantie sein, nimmt allerdings einen gro?en Teil R?tselraten aus der Planung der Budgets.
Dies sind nur drei schnelle Beispiele, an welchen Stellen ein intelligentes Spesenmanagement dazu beitr?gt, die Unternehmensfinanzen zu optimieren. Noch gar nicht angesprochen sind dabei Bereiche wie Ausgabenbetrug, Fehler oder Compliance-Berichte. Wer sich die Zeit nimmt, auch solche Prozesse zeitgem?? zu gestalten, profitiert also st?rker als vermutet.
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