Wolfsburg – Die Bank- und Kreditinstitute sehen sich mit einer steigenden Zahl an Pfändungseingängen konfrontiert. Dabei muss jeder Pfändungseingang in der Regel manuell in das Banksystem übertragen werden. Den Mitarbeitern geht durch die manuelle Eingabe der Daten wertvolle Zeit für die Bearbeitung des Sachverhalts verloren. Eine Möglichkeit, den Prozess bei gleichzeitiger Steigerung der Bearbeitungsqualität durch Fehlervermeidung zu automatisieren, ist Robotic Process Automation (RPA). Hierbei werden die repetitiven und regelbasierten Arbeiten durch einen Software-Roboter erledigt.
Die Mitarbeiter der Filialen einer deutschen Bank erhielten durchschnittlich 30 Pfändungsbriefe pro Tag. Um die Pfändungen bearbeiten zu können, wurden die Daten händisch aus dem Brief in das Bankensystem übertragen. Bei einer Bearbeitungszeit von 10 bis 15 Minuten pro Brief benötigten die Mitarbeiter täglich bis zu acht Stunden für die Erfassung aller Pfändungseingänge. Die Bank entschloss sich deshalb, die Weissenberg Group mit der Prüfung der Automatisierbarkeit des Prozesses zu beauftragen.
Nach Aufnahme und Analyse der bestehenden Prozessabläufe wurden 80 Prozent der Pfändungseingänge als automatisierbar identifiziert. Der von Weissenberg entwickelte Software-Roboter führt nun die nötigen Arbeitsschritte vollkommen selbstständig durch. Im ersten Schritt liest er die Pfändungsbriefe unter Verwendung von Optical Character Recognition aus und hinterlegt die benötigten Daten anschließend im System. Im Falle einer Abweichung vom Standardprozess informiert der Roboter einen Mitarbeiter. Alle Arbeitsschritte werden zudem automatisch dokumentiert.
Durch den effizienteren Workflow, der nun eine schnelle und zuverlässige Bearbeitung der Pfändungseingänge ermöglicht, konnte die Bearbeitungszeit von acht auf eine Stunde reduziert werden. Das entspricht einer Effizienzsteigerung von 700 Prozent. Mit der gewonnenen Zeit können sich die Mitarbeiter Tätigkeiten widmen, die das menschliche Urteilsvermögen erfordern, wie beispielsweise die Durchführung der Pfändungen. Gleichzeitig stieg die Qualität der Daten durch das fehlerfreie Einpflegen der Pfändungsdaten in das Bankensystem.
Da der Software-Roboter die bestehende Systemlandschaft der Bank nutzt, war der Integrationsaufwand gering. Die Mitarbeiter können nach einer kurzen Einweisung jetzt auch kleine Veränderungen am Software-Roboter selbst durchführen.
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