Essen – Roland Franz, Gesch?ftsf?hrender Gesellschafter der Steuerberatungskanzlei Roland Franz & Partner in Essen und Velbert, erinnert daran,
dass seit 2025 durch das B?rokratieentlastungsgesetz IV neue Aufbewahrungsfristen gelten, insbesondere f?r Buchungsbelege und nennt die wichtigsten Fristen.
Eine 10-j?hrige Aufbewahrungsfrist (? 147 Abs. 3 i. V. m. Abs. 1 Nr. 1, 4 und 4a AO) gilt f?r folgende Unterlagen:
– B?cher und Aufzeichnungen,
– Jahresabschl?sse,
– Inventare,
– Lageberichte,
– Er?ffnungsbilanzen sowie die zu ihrem Verst?ndnis erforderlichen Arbeitsanweisungen und sonstigen Organisationsunterlagen,
– Unterlagen nach Artikel 15 Abs. 1 und Artikel 163 des Zollkodex der Union.
Eine 8-j?hrige Aufbewahrungsfrist gilt f?r Buchungsbelege.
Achtung: F?r alle Belege bis Ende 2024 betr?gt die Frist weiterhin 10 Jahre
Steuerberater Roland Franz weist darauf hin, dass Buchungsbelege alle Unterlagen ?ber die einzelnen Gesch?ftsvorf?lle sind und die Grundlage f?r die Eintragungen in die B?cher und Aufzeichnungen bilden (keine Buchung ohne Beleg). „Diese Definition hat eine relativ gro?e Bandbreite und erfasst in der Regel unter anderem Rechnungen, Beitrags- und Steuerbescheide, Vertr?ge, Lohn- und Gehaltslisten sowie alle sonstigen Unterlagen aus dem operativen Gesch?ft, die eine konkrete Auswirkung auf die Verm?gens-, Finanz- und Ertragslage dokumentieren. Durch die Verk?rzung der Aufbewahrungsfrist von zehn auf acht Jahre seit dem 1. Januar 2025 soll ein Beitrag zum B?rokratieabbau geleistet werden. Unternehmen werden dadurch wirtschaftlich entlastet, da sie geringere Ressourcen zur Lagerung bzw. Speicherung von Unterlagen vorhalten m?ssen“, erkl?rt Steuerberater Roland Franz.
Eine 6-j?hrige Aufbewahrungsfrist gilt f?r alle anderen aufbewahrungspflichtigen Gesch?ftsunterlagen:
– empfangene Handels- oder Gesch?ftsbriefe,
– Wiedergaben der abgesandten Handels- oder Gesch?ftsbriefe,
– sonstige Unterlagen, soweit sie f?r die Besteuerung von Bedeutung sind.
Laut Steuerberater Roland Franz ist zu beachten, dass die Aufbewahrungsfrist f?r Vertr?ge, zum Beispiel Mietvertr?ge oder sonstige Vertr?ge mit mehrj?hriger Laufzeit, erst nach dem Ende der Vertragsdauer zu laufen beginnt.
„Die Aufbewahrungsfristen k?nnen sich unter bestimmten Umst?nden auch verl?ngern. Das ist dann der Fall, wenn die Unterlagen f?r die Steuerberechnung von Bedeutung sind und die sogenannte Festsetzungsfrist f?r Steuern nach der Abgabenordnung noch nicht abgelaufen ist“, gibt Steuerberater Roland Franz zu bedenken.
Aufbewahrungsfristen 2025:
Die Aufbewahrungsfrist beginnt mit dem Ablauf des Kalenderjahres, in dem die letzte Eintragung in das Handelsbuch vorgenommen, das Inventar aufgestellt, die Er?ffnungsbilanz oder der Jahresabschluss festgestellt oder der Einzelabschluss bzw. der Konzernabschluss erstellt worden ist. Bei Handels- oder Gesch?ftsbriefen beginnt die Frist mit dem Schluss des Jahres, in dem sie empfangen bzw. abgesandt wurden. F?r Buchungsbelege oder sonstige Unterlagen ist der Schluss des Kalenderjahres ihrer Entstehung ma?gebend.
Wurden beispielsweise die letzten Buchungen f?r das Jahr 2013 im Jahr 2014 gemacht und der Jahresabschluss erstellt, beginnt die Aufbewahrungsfrist mit Ablauf des Kalenderjahres 2014. Sie dauert 10 Jahre und endet somit mit Ablauf des Kalenderjahres 2024.
„Ab dem 1.1.2025 k?nnen alle Unterlagen f?r das Jahr 2013 vernichtet werden“, erkl?rt Steuerberater Roland Franz. Er gibt aber zu bedenken, dass die Aufbewahrungsfrist nicht endet, wenn das Finanzamt bis zum 31.12.2024 schriftlich eine Au?enpr?fung ank?ndigt.
Achtung: Verl?ngerung der Aufbewahrungsfrist
Die 10-j?hrige Aufbewahrungsfrist gilt aber nur unter der Voraussetzung, dass alle Steuerbescheide bestandskr?ftig sind. Ein vorl?ufiger Steuerbescheid (z. B. wegen Liebhaberei oder einer bestimmten steuerlichen Fallgestaltung oder eines bestimmten Sachverhalts) wird erst bestandskr?ftig, wenn er f?r endg?ltig erkl?rt wird. Dies kann auch nach Ablauf der Frist von 10 Jahren sein. Ist ein Verfahren vor dem Finanzgericht, Bundesfinanzhof oder dem Gerichtshof der Europ?ischen Union anh?ngig, wird der Steuerbescheid ebenfalls nicht bestandskr?ftig.
„Haben Sie Zweifel, sollten Sie die Dokumente l?nger aufbewahren. Um Schwarzarbeit zu bek?mpfen, hat der Gesetzgeber (? 14b Abs. 1. Satz 5 UStG) eine 2-j?hrige Aufbewahrungspflicht f?r Rechnungs- und Zahlungsbelege (Handwerkerrechnungen) bei Privatpersonen eingef?hrt“, mahnt Steuerberater Roland Franz eindringlich.
Besserverdiener m?ssen Belege 6 Jahre aufbewahren.
F?r Steuerpflichtige, die positive ?berschusseink?nfte, also
– Eink?nfte aus nichtselbst?ndiger Arbeit,
– Eink?nfte aus Kapitalverm?gen,
– Eink?nfte aus Vermietung und Verpachtung oder
– sonstige Eink?nfte im Sinne des ? 22 EStG (z.B. Renten)
von mehr als 750.000 EUR (bisher 500.000 EUR) im Kalenderjahr erzielen, gilt eine besondere Aufbewahrungspflicht. Dieser Personenkreis muss Aufzeichnungen und Unterlagen zu den Einnahmen und Werbungskosten ?ber die oben genannten Eink?nfte 6 Jahre lang aufbewahren. Die Neuregelung gilt erstmalig ab 2027.
Die bis 2026 bestehenden Aufbewahrungsfristen bleiben auch dann bestehen, wenn die Einkunftsgrenze ab 2027 nicht mehr ?berschritten wird (? 40 EGAO). Wird zum Beispiel im Jahr 2026 die Einkunftsgrenze von 500.000 EUR ?berschritten, m?ssen diese Belege 6 Jahre lang aufbewahrt werden.
Quellen:
Bundesministerium der Justiz https://www.bmjv.de/SharedDocs/Gesetzgebungsverfahren/DE/2024_BEG_IV.html
Bundesgesetzblatt https://www.recht.bund.de/bgbl/1/2024/323/VO.html
Haufe-Verlag
Keywords:B?rokratieentlastungsgesetz,Aufbewahrungsfristen
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