Autor: Milad Safar, Managing Partner Weissenberg Group
Der Ausbruch von COVID-19 hat die Wirtschaftswelt auf den Kopf gestellt und vielen Unternehmen schmerzhaft vor Augen geführt, dass Krisenmanagement für die meisten nicht die höchste Priorität hatte. Doch Unternehmen jeder Größe müssen ihre Organisation schnell – mitunter auf eine radikale Weise – den Auswirkungen der Pandemie anpassen. Nur so wird es ihnen gelingen, ihre Geschäfte weiterführen zu können – trotz reduzierter Belegschaft und schrumpfenden Einnahmen. Je automatisierter ein Betrieb ist, desto größer ist die Chance, dass er schnell wieder zur Normalität und in die Erfolgsspur zurückkehrt.
Bei diesem Anpassungsprozess kann die Automatisierung mittels Robotic Process Automation (RPA) einen entscheidenden Beitrag leisten, um den veränderten Anforderungen an das gesamte Unternehmen – von der Infrastruktur bis zur Kundenerfahrung – gerecht zu werden.
Mangelnde Flexibilität bei Kernprozessen
Der erste Schritt ist dabei zu erkennen, was geschäftskritisch ist – und was nicht. Vielen Unternehmen fällt es schwer, in normalen Zeiten diese geschäftskritischen Prozesse zu identifizieren, da sie nur zu schnell dazu neigen, jeden Prozess als geschäftskritisch anzusehen. Aber in diesen Zeiten ist es (überlebens-)wichtig zu entscheiden, welche Arbeit erledigt werden muss, um den Geschäftsbetrieb aufrecht zu erhalten.
Studien wollen herausgefunden haben, dass nur 7 Prozent der Unternehmen bei der Nutzung intelligenter Automatisierung eine signifikante Größenordnung erreicht haben. Das heißt mit anderen Worten: Die meisten Unternehmen stützen sich bei der Abwicklung ihrer Kerngeschäftsprozesse nach wie vor noch in hohem Maße auf ihre Mitarbeiter. Damit berauben sie sich aber der Möglichkeit, auf Veränderungen schnell zu reagieren, was in Zeiten wie diesen überlebensnotwendig ist.
RPA verringert den Druck auf das Unternehmen
COVID-19 zwingt Unternehmen jetzt dazu, alle Prozesse auf den Prüfstein zu stellen und im Hinblick auf die Automatisierung von Prozessen Prioritäten zu setzen. Verschiedene Tools helfen dabei, die richtigen Prozesse zu evaluieren. Wie sich Angebot und Nachfrage in den nächsten Monaten weiterentwickeln wird, ist schwer vorherzusagen. Deshalb sind alle Unternehmen gut beraten, jetzt die für sie wichtigen Prozesse zu automatisieren und nicht länger zu warten. Automatisierungslösungen lassen sich schnell implementieren, um den Druck und die Belastung von den noch aktiven Mitarbeitern zu nehmen. Zudem lassen sich Software-Roboter schnell skalieren, wenn die Nachfrage sprunghaft ansteigt.
Beispielsweise lässt sich ein Bot bei Prozessen, die den Cashflow direkt beeinflussen, dahingehend konfigurieren, dass er Rechnungen nach offenen Posten durchkämmt und den Schuldner täglich per E-Mail anmahnt, bis die Rechnung beglichen wurde. Der Bot prüft eventuelle Antworten des Schuldners bzw. die Konten auf Zahlungseingänge, aktualisiert die entsprechenden Einträge und Systeme und gibt alle relevanten Informationen an den zuständigen Mitarbeiter zur Weiterverfolgung – wenn notwendig – weiter.
RPA kompensiert krisenbedingten Mitarbeiterausfall
Durch den Einsatz von Machine Learning (ML) und natürlicher Sprachverarbeitung wird der Bot zudem in die Lage versetzt, mit Kunden über Rabatte für eine vorzeitige Rechnungsbegleichung zu verhandeln, damit der zur Aufrechterhaltung des Geschäftsbetriebs notwendige Cashflow gewährleistet ist. Das sind geschäftskritische Prozesse, die durch Automatisierung leicht optimiert werden können. Der Einsatz von Künstlicher Intelligenz (KI) in der Kundenkommunikation versetzt Unternehmen auch in Krisenzeiten, in denen nicht ausreichend viele Mitarbeiter zur Verfügung stehen, um die vielen Anfragen zu beantworten, so in die Lage, die Anzahl der persönlichen Kundengespräche zu reduzieren und trotzdem das generelle Volumen der Kundenanfragen zufriedenstellend zu bearbeiten. Intelligente Prozessautomatisierung eröffnet Unternehmen die Möglichkeit, krisenbedingten Mitarbeiterausfall zu kompensieren.
Durch die Automatisierung eines manuellen Produkt-Fulfillment-Prozesses, durch den auf die Anwesenheit von Mitarbeitern während der Geschäftszeiten weitgehend verzichtet werden kann, können auch in Krisenzeiten gleichzeitig alle Kundenaufträge abgearbeitet und ausgeliefert werden. Die in vielen der RPA-Tools vorhandene inkrementelle Fähigkeit ermöglicht es Unternehmen generell, Prozesse über dynamische Formulare anzustoßen, die in Abläufen wie der Beantragung und Prüfung eines Kredits oder der Beantragung von Kurzarbeitergeld als Folge der COVID-19 Pandemie verwendet werden können.
Risiken minimieren und Kapazitäten aufrechterhalten
Der Schlüssel der Automatisierung liegt hier also nicht ausschließlich in den Einsparungen von Kosten, sondern in der Verringerung der Arbeit für eine mitunter reduzierte Belegschaft, ohne dass die Kapazitäten des Unternehmens darunter leiden. Dabei sollte man nie vergessen, dass die Automatisierung eines Prozesses mitunter auch weiterreichende Auswirkungen auf andere Unternehmensprozesse haben kann.
Unabhängig davon, ob ein Unternehmen gerade erst mit der Automatisierung beginnt oder bereits in großem Maßstab arbeitet, die wirtschaftlichen Auswirkungen von COVID-19 werden von langer Dauer sein. Unternehmen, die jetzt eine intelligente Automatisierung einführen, werden kurzfristig den Druck auf ihr Unternehmen verringern, die Risiken, an der Krise zu scheitern, reduzieren und gleichzeitig zusätzliche Kapazitäten schaffen. Letztendlich sorgen sie so dafür, dass sie besser mit der derzeitigen Krise umgehen können, aber gleichzeitig auch auf die Zeit nach COVID-19 und für die Zukunft vorbereitet sind. Es gilt jetzt, die Chancen einer intelligenten Automatisierung zu nutzen, indem Automatisierungsinitiativen jetzt gestartet oder vorhandene Initiativen skaliert werden, um gestärkt aus der Krise hervorzugehen.
Ein erster Schritt zur Prozessautomatisierung ist die Prozessevaluierung. Als Beitrag zur Bewältigung der Corona-Krise bietet Weissenberg dazu den Automation Hub an, in den alle Mitarbeiter die Aufgaben und Abläufe eintragen, die im Moment liegen bleiben und die sich zur Automatisierung eignen. Der Automation Hub steht unter https://weissenberg-solutions.de/rpa-remote-assessment/ zum Download zur Verfügung.
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