Die Digitalisierung von Reisekosten und ?hnlichem galt eigentlich als erledigt. Mit der E-Rechnungspflicht m?ssen Apps nun aber mehr k?nnen, als Rechnungen blo? zu fotografieren. Das ist jedoch eine gute Nachricht, denn die E-Invoice ist kein l?stiges neues Gesetz, sondern das fehlende Puzzleteil zur vollst?ndigen Automatisierung. Der Prozess wird transparenter, sicherer und unsichtbarer. Ein Effizienzsprung steht bevor.
Das einfachste Beispiel, warum die E-Rechnungspflicht im Bereich Reisekosten relevant wird, sind alle Hotelrechnungen ?ber 250 Euro. Solche d?rften in den meisten Unternehmen mit Dienstreisen der Regelfall sein.
Vom Foto zum Datenstrom: Schneller und Betrugssicher
Die Format?nderung f?hrt aber auch dazu, dass Tools zum Spesenmanagement k?nftig mehr leisten k?nnen m?ssen als blo?e Texterkennung von PDFs oder papierbasierten Belegen via OCR. Der neue Standard f?r E-Rechnungen sind die Formate ZUGFeRD oder XRechnung. Diese enthalten alle relevanten Angaben als strukturierte Datens?tze (XML). W?hrend das digitale Reisekosten-Management bisher darauf basierte, die analoge Welt in digitale Daten zu ?bersetzen, erlaubt die E-Invoice damit eine Kommunikation in einer einheitlichen Daten-Sprache.
Dadurch d?rfte in Zukunft beispielsweise das manuelle Korrigieren von ausgelesenen Daten dank der einheitlichen, digitalen Basis gegen Null tendieren. Auch typische „Papier-Probleme“ wie Handschrift, verblasste Schrift, N?sse oder Knittern entfallen. Der Prozess wird deutlich weniger anf?llig f?r Fehler und auch die Betrugssicherheit steigt. Denn als Folge der strukturierten Daten werden automatische Compliance-Pr?fungen wie „Smart Audit“ noch pr?ziser. Da die E-Invoice f?lschungssicher ist und direkt vom Aussteller kommen kann, sinkt das Betrugsrisiko. Manipulierte Fotos, PDFs oder Zettel geh?ren der Vergangenheit an.
Der Idealfall: Unsichtbare Abrechnungen
Dar?ber hinaus steht unter dem Strich noch mehr Potenzial f?r Automatisierung. Reicht ein Mitarbeiter eine E-Rechnung ein, f?llt es dem System noch leichter, diese automatisch auszuf?llen, zu kategorisieren, per KI zu pr?fen und durch den richtigen Workflow zu leiten. Die Mehrheit aller Rechnungen ist simpel genug, um somit komplett ohne menschliche ?berpr?fung automatisch abgewickelt zu werden. Dieses Vorgehen kann den manuellen Aufwand um bis zu 60 % reduzieren. Der Verwaltungsaufwand sinkt und das Bearbeiten von Spesen wird zum gro?en Teil zur „Touchless Experience“. Aufgaben, die das Backoffice seit Jahren belasten, werden schneller, einfacher und leichter zu ?berblicken. Das Spesenmanagement wird so von einem manuellen zu einem skalierbaren Prozess – Eine lange bestehendes Effizienz-Herausforderung der deutschen Wirtschaft kann endlich Vergangenheit werden.
Damit diese Vision Praxis werden kann, ben?tigt es aber ein geeignetes Tool. Die Checkliste daf?r umfasst vor allem drei zentrale Punkte: Kann das Tool mit den Formaten ZUGFeRD und XRechnung umgehen? Hat es eine direkte Schnittstelle zur Buchhaltungssoftware? Hat es f?r Rechnungen unter 250 Euro auch eine OCR-Erkennung, die solche Kleinbetr?ge zuordnen kann? Ist dies gegeben, sind Dienstreisen bereit f?r die E-Invoice.
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