Schwandorf, 28. November 2024 – Die E-Rechnung kommt – Schritt f?r Schritt. Ab 1. Januar 2025 m?ssen deutsche Unternehmen Rechnungen von ihren inl?ndischen Gesch?ftspartnern im neuen digitalen Format empfangen, lesen und verarbeiten k?nnen. „Viele Unternehmen sind noch nicht darauf vorbereitet und untersch?tzen den Aufwand, der daf?r auf sie zukommt“, sagt Steffen Mahlmeister, Solution Manager Inbound bei Paragon DACH + CEE. Mit der Auslagerung ihrer Eingangsrechnungsverarbeitung k?nnen sie der E-Rechnung gelassen entgegensehen und die damit verbundenen Kosten und Risiken senken.
Beim ?bergang von der analogen Rechnung zur E-Rechnung spricht Mahlmeister von „alter“ und „neuer“ Rechnungswelt. In der alten wurden Rechnungen auf Papier verschickt oder als PDF. Letzteres kann zwar elektronisch versandt werden, seine Daten k?nnen aber nicht elektronisch weiterverarbeitet werden. In jeder E-Rechnung finden sich hingegen alle erforderlichen Angaben immer in der gleichen Datenfeldstruktur. Das verwendete XML-Format erfordert zur Visualisierung ein zus?tzliches Programm. F?r den elektronischen Rechnungsdatentausch in der deutschen Gesch?ftswelt wird das Datenformat ZUGFeRD (Zentraler User Guide Forum elektronische Rechnung Deutschland) verwendet: ein sichtbares PDF, in das unsichtbar die strukturierten XML-Daten eingebunden sind.
Unternehmen schrecken vor Investitionen zur?ck
Um die E-Rechnungen zun?chst empfangen und sp?ter auch erstellen zu k?nnen, m?sse die bestehende IT-Infrastruktur angepasst werden, was technisches Know-how und eventuell externe Beratung erfordere, erl?utert Mahlmeister. Zudem verursachen die daf?r notwendige Software und Mitarbeiterschulung Kosten, vor denen Unternehmen angesichts der mit der E-Rechnung verbundenen Unsicherheiten noch zur?ckschrecken.
Denn zum einen gebe es den Richtlinienentwurf der Europ?ischen Kommission „VAT in the Digital Age“ (ViDA) zur Bek?mpfung von Umsatzsteuerbetrug: Er sieht eine verpflichtende Nutzung der E-Rechnung in Verbindung mit einem Meldesystem vor. Mahlmeister: „Das Meldesystem soll bis 2028 eingerichtet sein – es wird jedoch eine Verschiebung bis 2030/2032 diskutiert.“ Zum anderen habe Deutschland mit dem Wachstumschancengesetz die Einf?hrung der E-Rechnung beschlossen. Die Fristen daf?r wurden vom ehemaligen Finanzminister Christian Lindner festgelegt. „Es kann durchaus sein, dass sie nach der n?chsten Bundestagswahl noch einmal ?berarbeitet werden“, so Mahlmeister. „Die anderen europ?ischen L?nder haben zudem andere Systeme. Die Funktion, die bei uns ZUGFeRD erf?llt, leistet beispielsweise in Italien das Format FatturaPA.“
„?bergang wird sich lange hinziehen“
Mahlmeister prognostiziert: „Der ?bergang von der analogen zur E-Rechnung wird sich lange hinziehen – nicht wie bei einem Schalter, den man umlegt, und ab 1. Januar 2025 ist alles nur noch digital.“ Und Rechnungen von Kleinunternehmen, von Zulieferern aus dem Ausland oder ?ber Kleinbetr?ge k?men auch weiterhin auf Papier – oder als unstrukturiertes PDF.
F?r kleine Unternehmen gebe es zur Umstellung auf die Annahme von E-Rechnungen sehr gute Standardl?sungen von IT-H?usern, so Mahlmeister. Komplizierter werde es f?r Mittelst?ndler und gro?e Unternehmen, die individuelle L?sungen brauchen. „Sie k?nnen die auf sie zukommenden Aufgaben einfach outsourcen, indem sie sich f?r ihre Eingangsrechnungsverarbeitung erfahrene Dienstleister wie Paragon als Partner suchen, der die alte und neue Welt der Rechnungsstellung versteht und aus beiden Formen einheitliche Datens?tze zur ?bergabe an das vorhandene Finanzmanagementsystem macht.“ Daf?r gehen s?mtliche Rechnungen – ob analog oder digital – erst einmal an einen externen Dienstleister, der die gesamte Vorstrecke zum Finanzmanagement-System ?bernimmt. Er bringt alle Rechnungen in ein einheitliches Standardformat, das von der Buchhaltung des jeweiligen Unternehmens weiterverarbeitet werden kann. Das kann Aufwand und Kosten f?r die Umstellung auf E-Rechnung deutlich senken – und das Unternehmen kann entspannt dem 1. Januar 2025 entgegensehen.
Die elektronische Rechnung f?r B2B-Ums?tze im ?berblick (Stand: November 2024):
– Ab 1. Januar 2025 gilt nach dem Wachstumschancengesetz als elektronische Rechnung (E-Rechnung) nur noch ein Datensatz, der gem?? der europ?ischen Norm f?r elektronische Rechnungen (Norm DIN EN 16931) strukturiert ist und die relevanten Rechnungsdaten im XML-Format liefert.
– Die in Deutschland vorgeschriebenen Rechnungsformate nach europ?ischer Norm sind:
XRechnung – genutzt im ?ffentlichen Auftragswesen, bestehend aus der reinen XML-Datei, die zur Visualisierung eine zus?tzliche Software erfordert. ZUGFeRD (Zentraler User Guide Forum elektronische Rechnung Deutschland) – f?r die branchen?bergreifende Nutzung entwickeltes hybrides Rechnungsformat, bestehend aus einem sichtbaren PDF und einem strukturierten XML-Datencontainer.
– Ab 1. Januar 2025 m?ssen alle Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen von inl?ndischen Gesch?ftspartnern annehmen und entsprechend auch verarbeiten und speichern k?nnen.
– Ab 1. Januar 2027 m?ssen – laut aktuellem Planungsstand – Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von mehr als 800.000 Euro Rechnungen in elektronischer Form ausstellen und speichern.
– Ab 2028 soll laut aktuellem Planungsstand die E-Rechnung nach DIN EN 16931 das einzig erlaubte Rechnungsformat im inl?ndischen B2B-Gesch?ft sein – Kleinunternehmer ausgenommen.
Das komplette Interview mit Steffen Mahlmeister : https://www.paragon.world/de/inspiration/interview-e-rechnung
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