Die Digitalisierung von Routineprozessen in der Verwaltung stand 2020 bei vielen Handwerksbetrieben hoch im Kurs. Auch 2021 planen Handwerksbetriebe, vermehrt in digitale Abl?ufe und damit in die eigene Wettbewerbsf?higkeit zu investieren. Mit pds Software erhalten Handwerksunternehmen eine zukunftsweisende und Cloud-f?hige Komplettl?sung an die Hand, die ihnen einen durchg?ngig digitalen Belegfluss erm?glicht und damit ein wichtiges Fundament f?r die Automatisierung im Backoffice schafft.
Digitale L?sungen zur Unterst?tzung der kaufm?nnischen und handwerklichen Prozesse geh?ren im deutschen Handwerk zum Alltag. Doch in vielen kleinen und mittelst?ndischen Handwerksbetrieben kommen diese nur in Teilbereichen zum Einsatz. W?hrend etwa das Angebotswesen zum Gro?teil digital abgewickelt wird, erfolgt die Rechnungseingangsbearbeitung in weiten Teilen noch in Papierform. Unter den teilweise analog und teilweise digital abgelegten Dokumenten leidet vor allem die Prozesstransparenz und Effizienz im Tagesgesch?ft. Um Medienbr?che zu vermeiden und gleichzeitig Routineabl?ufe zu automatisieren, erm?glicht die pds Software des Rotenburger ERP-Spezialisten f?r das Handwerk pds GmbH einen durchg?ngig digitalen Belegfluss – vom Angebot und der Bestellung ?ber die Eingangsrechnungsbearbeitung bis zum Wareneingang und der Ausgangsrechnung.
Digitaler Rechnungseingangs-Workflow
Eingangsrechnungen erreichen das Unternehmen in den unterschiedlichsten Formaten. Ob digital oder in Papierform – mit pds Software werden s?mtliche Eingangsrechnungen eingelesen und elektronisch verarbeitet. Eingangsrechnungen im ZUGFeRD-Format lassen sich etwa vom Gro?handel direkt an ein eigenes FTP-Verzeichnis ?bermitteln oder an eine ?berwachte E-Mail-Adresse schicken. Alternativ k?nnen postalisch zugestellte Rechnungen eingescannt und von der digitalen Rechnungsverarbeitung mit k?nstlicher Intelligenz ausgelesen werden. Alle Rechnungen werden automatisch im Rechnungseingangsbuch erfasst. Je nach Konfiguration werden die Fachabteilungen f?r die Pr?fung und Freigabe automatisch gesetzt. Jetzt wird der zust?ndigen Fachabteilung die Rechnung in der Pr?fungs?bersicht angezeigt, um den Freigabe- oder Zahlungs-Workflow anzusto?en. Vorgelagerte Prozesse, wie zum Beispiel die Bestellung, Auftragsbest?tigung oder der Wareneingang, werden automatisch zugeordnet. Sollten bestimmte Rechnungspositionen von diesen abweichen, wird dies dem Nutzer direkt angezeigt, um die einzelnen Rechnungspositionen mit denen des Einkaufsvorgangs abzugleichen. Abweichungen bei der Bestellnummer, der Kurztexte, der Menge oder des Einzelpreises sind so auf einen Blick ersichtlich, um Fehler im Pr?fprozess und aufw?ndige Nachbearbeitungen zu vermeiden.
W?hrend des gesamten Pr?fprozesses sind alle Schritte transparent und nachvollziehbar dokumentiert, sodass alle Prozessbeteiligten jederzeit wissen, in welchem Status sich die Rechnung gerade befindet und welcher Mitarbeiter f?r den jeweiligen Bearbeitungsschritt zust?ndig ist, damit keine Skonto-Fristen mehr verpasst werden.
Mehr Transparenz, weniger manuelle Bearbeitungsschritte
Wie bei Belegen in Papierform gewohnt, ist es auch bei s?mtlichen digitalen Belegen m?glich, Notizen einfach per Kommentarfunktion zu hinterlegen, einzelne Bereiche farblich zu markieren oder die Rechnung digital abzustempeln (z.B. „gepr?ft“, „freigegeben“, „abgelehnt“, „R?cksprache“ etc.). Das Dokumentenarchiv der pds Software ist hierbei auf GoBD-Konformit?t gepr?ft. Die mit Kommentaren, Markierungen oder Stempeln bearbeitete Rechnung wird daraufhin samt Name des Bearbeiters und dem Bearbeitungszeitpunkt als weitere Rechnungskopie gespeichert. So ist die vollst?ndige Bearbeitungs-Historie des Beleges, wer wann welche ?nderungen oder Vermerke an den digitalen Dokumenten vorgenommen hat, f?r jeden Benutzer sofort nachvollziehbar und s?mtliche Bearbeitungsst?nde k?nnen jederzeit digital abgerufen werden.
Digitalversand von Ausgangsrechnungen in verschiedenen Formaten m?glich
Nicht nur die Verarbeitung von Eingangsrechnungen l?sst sich in pds Software digital abbilden, auch ausgehende Rechnungen k?nnen vollst?ndig elektronisch und GoBD-konform verarbeitet werden. Ausgangsrechnungen k?nnen in unterschiedlichen Formaten aus der pds Software heraus exportiert und versendet werden, z.B. ?ber die Standardformate f?r den elektronischen Rechnungsaustausch ZUGFeRD und X-Rechnung oder als einfaches PDF. Dar?ber hinaus verf?gt pds Software ?ber eine integrierte E-Post Schnittstelle, die es Unternehmen erm?glicht, die in pds Software erzeugten Ausgangsrechnungen elektronisch an E-Post zu ?bergeben und physisch durch die Post zuzustellen.
Bequeme Volltextsuche auch mobil
Einen enormen Mehrwert im Betriebsalltag entfaltet die Volltextsuche der pds Software. Benutzer k?nnen Inhalte in allen im System hinterlegten Dokumenten durchsuchen, um auch dann das richtige Dokument zu finden, wenn man das Bezugsobjekt oder den Dateinamen nicht mehr wei?. In der Suche wird lediglich ein beliebiges Wort eingegeben und die Software listet alle Dokumente mit enthaltenen Treffern auf. Die Treffer sind direkt farblich im Dokument markiert und lassen sich bequem mit den Pfeiltasten ansteuern. Der Suchprozess wird damit nachhaltig vereinfacht. Bei Bedarf stehen pds Anwendern s?mtliche Dokumente und die Volltextsuche auch mobil ?ber Notebook, Tablet oder Smartphone zur Verf?gung. Nutzer sparen sich damit den l?stigen Ausdruck von ben?tigten Dokumenten oder die Mitnahme von Ordnern zum Kunden. Mobile L?sungen von pds unterst?tzen zudem in den Bereichen Bauprojektmanagement, Service- und Wartungsabwicklung, Zeiterfassung, Lagerverwaltung, Materiallogistik sowie Werkzeug- und Ger?teverwaltung, sodass B?ro und Au?endienst digital miteinander vernetzt sind.
Mit pds Software sind Handwerksbetriebe somit nicht nur in der Lage, anfallende Bearbeitungsschritte zugunsten von Transparenz und Effizienz vollst?ndig digital abzubilden, sondern auch ihre Verwaltungsprozesse nachhaltig zu verschlanken.
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