Essen – Den kompletten Aufwand, den das F?hren eines Fahrtenbuchs mit sich bringt, kann zum Teil durch die Nutzung eines elektronischen Fahrtenbuchs reduziert werden. Roland Franz, Gesch?ftsf?hrender Gesellschafter der Steuerberatungskanzlei Roland Franz & Partner in Essen und Velbert, findet es wichtig zu wissen, dass die Anbieter elektronischer Fahrtenb?cher nicht vom Finanzamt zertifiziert werden. Grunds?tzlich wird ein elektronisches Fahrtenbuch aber vom Fiskus anerkannt, sofern sich daraus dieselben Erkenntnisse gewinnen lassen wie aus einem manuell gef?hrten Fahrtenbuch. Dies bedeutet, dass Inhalt und Form des Fahrtenbuchs nachtr?glich nicht ver?ndert werden k?nnen oder diese Ver?nderungen protokolliert werden m?ssen.
Dies kann nur durch eine ?nderungshistorie mit entsprechender Angabe der urspr?nglichen und der neuen Angaben inklusive des ?nderungsdatums erfolgen. Auch m?ssen die Daten und Eintr?ge des Fahrtenbuchs bis zum Ablauf der in der Regel zehnj?hrigen Aufbewahrungsfrist unver?nderlich aufbewahrt und lesbar gemacht werden k?nnen. Diese Punkte sind den Herstellern von elektronischen Fahrtenb?chern bekannt. Bei der Auswahl eines Anbieters ist dennoch zu beachten, dass das elektronische Fahrtenbuch die Anforderungen der Finanzverwaltung erf?llt.
„Ein Fahrtenbuch soll die Zuordnung von Fahrten zur betrieblichen und beruflichen Sph?re darstellen und erm?glichen. Es muss laufend gef?hrt werden, die berufliche Veranlassung muss plausibel erscheinen und es muss gegebenenfalls eine stichprobenartige Nachpr?fung erm?glichen“, erl?utert Steuerberater Roland Franz den Grundsatz.
Ein Fahrtenbuch muss zeitnah und in geschlossener Form gef?hrt werden. Es muss alle Fahrten einschlie?lich des jeweils erreichten Gesamtkilometerstands vollst?ndig und in ihrem fortlaufenden Zusammenhang wiedergeben.
Daraus ergeben sich die Mindestanforderungen an die Ordnungsm??igkeit eines Fahrtenbuchs (R 8.1 Absatz 9 Nummer 2 Satz 3 LStR 2).
Das Fahrtenbuch muss mindestens die folgenden Angaben enthalten:
– Datum und Kilometerstand zu Beginn und am Ende jeder einzelnen beruflich veranlassten Fahrt,
– Reiseziel, Reisezweck und aufgesuchte Gesch?ftspartner,
– f?r Privatfahrten gen?gen die jeweiligen Kilometerangaben,
– f?r Fahrten zwischen Wohnung und erster T?tigkeitsst?tte gen?gt jeweils ein kurzer Vermerk im Fahrtenbuch.
Das „nicht zeitnahe Erstellen“ f?hrt zur Verwerfung.
Ein ordnungsgem??es Fahrtenbuch darf nach der Rechtsprechung geringe M?ngel aufweisen. Ein Fahrtenbuch, das erst zu einem sp?teren Zeitpunkt im Handel erh?ltlich ist, geht allerdings nicht, weil ein „zeitnahes Erstellen“ nicht m?glich ist (Urteil des Finanzgerichts Rheinland-Pfalz vom 13. November 2017, Aktenzeichen 5 K 1391/15).
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