Schwalbach, den 25. Juni 2019 Gesetzliche Anforderungen und interne Prozesse sind die wirtschaftlichen Triebkräfte für Tools wie SAP Information Lifecycle Management (ILM) im HCM Umfeld. Die Nachfrage nach ILM ist in den letzten Jahren durch interne und externe Faktoren stark gestiegen. Besonderen Schub hat hier das Ende der Übergangsfrist der Datenschutz-Grundverordnung (EU-DSGVO) Ende Mai 2018 gebracht. Die festgelegten Strafen bei Verstößen sind drastisch. Und so stehen die Unternehmen seitdem europaweit vor komplexen Herausforderungen, was den Umgang mit personenbezogenen Daten und deren Verarbeitung angeht. Ein wesentlicher Baustein ist das Recht auf Löschung und Vergessenwerden, dies gerade in Bezug auf den Umgang mit Stammdaten und deren Vernichtung bedeutsam ist. Allerdings ist die Anwendung nicht trivial, da unterschiedliche Regelungen zu beachten sind.
Deshalb unterstützt abresa seine Kunden auf dem Weg, ILM passgenau in den Unternehmen zu implementieren und das Thema Datenschutz rechtskonform zu handhaben. Aus Sicht der erfahrenen Berater sind insbesondere vor der Implementierung der Lösung wichtige Fragestellungen zu klären, um sicher gehen zu können, dass die Lösung auch tatsächlich die jeweiligen Anforderungen erfüllt. „Wir erleben immer wieder, dass umfangreiche Anpassungen erforderlich sind, weil der zugrundgelegte Standard nicht ausreicht“, erläutert Christian Falke, SAP HCM Berater der abresa GmbH. Werden diese jedoch erst nach Implementierung der Lösung vorgenommen, ist es in der Regel deutlich aufwendiger. Deshalb raten die abresa Experten zu entsprechenden Workshops im Vorfeld. „Hier können sich alle Beteiligten in Ruhe Gedanken darüber machen und intensiv diskutieren, welche Anforderungen erfüllt werden müssen“, ergänzt Falke.
In diesen Workshops bringen die Berater ihre Erfahrungen ein und nehmen die Kunden aktiv an die Hand. So weist abresa u.a. auf mögliche Projektrisiken hin und diskutiert diese im Vorfeld ausführlich mit den Verantwortlichen, denn auch hier gilt, jedes Tool ist nur so gut, wie die Lösung auf die Anforderungen im Unternehmen abgestellt ist. Und das gilt einmal mehr für das sensible Thema der Datenvernichtung im Personalwesen.
Ein Hauptziel von ILM ist die Kontrolle der Daten von der Erstellung bis zur endgültigen Vernichtung. Sobald die Daten nicht mehr im täglichen Betrieb benötigt werden, werden sie archiviert, um das Datenbankvolumen zu reduzieren. Und hier ist eine enge Abstimmung zwischen der IT und den Fachabteilungen erforderlich ist. Problematisch können vor allen Dingen immer wieder unterschiedliche Rechtsgrundlagen sein. Aufgrund zunehmender gesetzlicher Regelungen zur Vorratsdatenspeicherung, Datenvernichtung und den Nachweispflichten (zum Beispiel für Steuerprüfungen oder Produkthaftung) reichen herkömmliche Datenmanagement-Ansätze nicht mehr aus.
„Unsere Berater wissen, welche Probleme sich ergeben können und erläutern entsprechende Dokumentationspflichten, die sich aus den unterschiedlichen Regelwerken ergeben können“, schließt Falke.
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