Viele Unternehmen kennen die Situation: Die Eingangsrechnungen kommen in Papierform an. Danach gilt es, die Rechnungen mit Stempeln zu versehen, zu kopieren und per Hauspost durchs Haus laufen zu lassen, um sie manuell zu pr?fen, freizugeben, zu begleichen und schlie?lich korrekt abzulegen.
Diese Art der Verarbeitung von Papierbelegen ist ein umst?ndlicher und zeitaufw?ndiger Prozess, der zudem noch fehlerbehaftet ist. Vielfach wird deshalb eine Umstellung angestrebt – mit dem Ziel, eine standardisierte, durchg?ngige und weitgehend automatisierte Rechnungsverarbeitung zu schaffen. Diese soll den automatischen Abgleich der elektronischen Eingangsrechnungen mit den Bestellungen bis hin zur automatisch eingeleiteten Zahlung erm?glichen.
Drei Schritte auf dem Weg zum Ziel
Diplomkaufmann Jochen Treuz kennt die Problematik. Als Berater begleitet er Unternehmen bei der Einf?hrung elektronischer Rechnungsverarbeitungssysteme und anderer Digitalisierungsprojekten. Aus seiner Sicht sind drei aufeinanderfolgende Schritte n?tig:
1. Umstellung auf einen digitalen Rechnungsworkflow schon bei noch eingehenden Papierrechnungen: Dazu scannt ein Mitarbeiter die eingehenden Papierrechnungen, die dann sofort automatisch einem System zur elektronischen Rechnungsverarbeitung ?bergeben werden. Eine OCR-Software (automatische Texterkennung) erfasst die Rechnungsdaten automatisch (z.B. USt-Pflichtangaben, Belegnummer, Bestellnummer, Kreditor). Diese Daten m?ssen nicht mehr zeitaufwendig manuell erfasst werden. Schon dieser erste Schritt eines elektronischen Rechnungsworkflows vom Eingang bis zur Ablage erh?ht die Prozessgeschwindigkeit deutlich.
2. Einf?hrung einer elektronischen Rechnungspr?fung: Dabei werden die gescannten Rechnungsbelege automatisiert den ihm System vorhandenen Bestellungen zugeordnet. Dabei k?nnen schon automatisiert erste Plausibilit?tspr?fungen durchgef?hrt werden. Die so vom System vorgepr?ften Rechnungen werden dann zur weiteren Pr?fung an die im System vorgesehenen und angelegten Bearbeiter in den Fachbereichen elektronisch weitergeleitet. Nach der erfolgreichen Pr?fung dieser Rechnungsbelege erscheinen sie beim zust?ndigen Mitarbeiter zur Freigabe der Zahlung.
3. Umstellung aller Rechnungseing?nge auf elektronische Belege: Dies setzt eine entsprechende Kommunikation mit den Lieferanten voraus. Idealerweise stimmt schon der Einkauf w?hrend des Beschaffungsprozesses ab, in welchem Format (PDF, ZUGFeRD, XRechnung, EDI) und auf welchem Weg (Mail, Download, FTP) die zugeh?rige Rechnung ?bermittelt werden soll. Zudem ist es ratsam, in jedem einzelnen Fall, die vorgesehenen Rechnungsformate mit der eigenen IT abzustimmen.
Ein solches Projekt ist kein Selbstl?ufer. „Die erfolgreiche Einf?hrung eines Rechnungsworkflows setzt vorhergehende umfangreiche Abstimmungen mit internen und externen Beteiligten voraus“, erl?utert Jochen Treuz. Grunds?tzlich liegt die Schwierigkeit darin, es intern und extern zu erreichen, dass die auszutauschenden Daten von allen beteiligten Systemen einwandfrei verarbeitet werden k?nnen.
Interne und externe Abstimmungsprozesse
Intern sind dazu immer der Einkauf, die Logistik (Wareneingang) und vor allem die eigene IT in diesen Abstimmungs- und Anpassungsprozess miteinzubeziehen. Oftmals ist schon bei der ersten internen Abstimmung deutlich zu erkennen, dass nicht alle „historisch gewachsenen“ Datenbest?nde und Kontierungsmodelle den Anspr?chen f?r eine automatisierte Abwicklung gen?gen.
Damit ist der erste Arbeitsschritt auf dieser Ebene die Abstimmung ?ber den Aufbau aller notwendigen Datens?tze. Erfahrungsgem?? sind in dieser Phase umfangreiche Abstimmungen der unterschiedlichen Anforderungen aller betroffenen Bereiche (Einkauf, Logistik, Produktion, Vertrieb, Rechnungswesen und IT) erforderlich, f?r die man die entsprechende Zeit (eher Monate als Wochen) einplanen sollte.
Nachdem diese internen Abstimmungen durchgef?hrt und in den betroffenen Systemen umgesetzt wurden, k?nnen die weiteren notwendigen Abstimmungen mit den Lieferanten und auch Kunden durchgef?hrt werden. „Da auch hier zu erwarten ist, dass auf beiden Seiten noch Anpassungen vorzunehmen sind, muss auch f?r diesen Abstimmungs- und Anpassungsschritt ausreichend Zeit eingeplant werden“, warnt Treuz.
Die gr??ten Herausforderungen
Bei diesen Prozessen gibt es drei wesentliche Herausforderungen: Erstens m?ssen Rechtsgrundlagen beachtet werden, wie beispielsweise die detaillierten Anforderungen des Steuerrechts (GoBD) und die unterschiedlichen E-Rechnungsverordnungen von Bund und L?ndern (ZUGFeRD und XRechnung). Zweitens ist eine intensive und zielgerichtete Kommunikation n?tig, damit die Abstimmung ?ber Abl?ufe und Datenformate funktioniert. Drittens muss an der Umsetzung gearbeitet werden und geeignete Systeme aufgebaut werden.
Wie Unternehmen diese Herausforderungen meistern k?nnen und wie sie m?glichst schnell zum Ziel einer funktionierenden elektronischen Rechnungsverarbeitung gelangen k?nnen, verr?t Jochen Treuz im Seminar „Elektronische Rechnungen 2021“ der AKADEMIE HERKERT, das das n?chste Mal am 8.12.2021 virtuell stattfindet. Weitere Online- und Pr?senztermine sind au?erdem ab M?rz 2022 angesetzt.
N?here Informationen erhalten Interessierte unter akademie-herkert.de.
Keywords:elektronische Rechnungsverarbeitung, digitaler Rechnungsworkflow, Rechnungsverarbeitungssystem, Digitalisierungsprojekt
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