Betrug kostet Unternehmen weltweit jedes Jahr etwa 5 % ihrer Erl?se, sch?tzt die Association of Fraud Examiners. Die eigenen Angestellten sind es, die dabei den gr??ten Teil verursachen. Diese Tatsache macht die Compliance mit der eigenen Ausgaben-Policy zu einem Faktor, der auch in finanzieller Hinsicht Gewicht bekommt. Mit klaren Strategien k?nnen Unternehmen ihre Compliance-Rate jedoch schnell verbessern.
Vor jeder Strategie jedoch steht eine Analyse der Ursachen, wieso es zu Betrug oder Verst??en kommt. Nicht immer ist die Motivation dahinter pers?nliche Bereicherung, die Gr?nde sind meist vielf?ltig. Beispielsweise k?nnen zu ausf?hrliche Richtlinien mehr Schaden anrichten als Nutzen. Zu viele Details, unklare Sprache und Fachjargon f?hren dazu, dass die entsprechenden Dokumente nicht gelesen oder verstanden werden.
Daher lautet die erste Strategie: Machen Sie Ihre Ausgaben-Richtlinien einfach, zug?nglich und frustfrei. Klare Sprache und Beispiele machen es Mitarbeitenden leichter, die Regeln zu verstehen und sich an sie zu halten.
Die zweite Strategie ist wiederholte und direkte Kommunikation. Eine j?hrliche Rundmail hat weniger Wirkung als direkte Gespr?che zwischen F?hrungskraft und Mitarbeitenden, mit der M?glichkeit, Fragen zu stellen.
KI-gest?tzte Apps automatisieren und verschlanken Prozesse
Eine weitere m?gliche Problemstelle liegt im Prozess an sich. Wenn es zu umst?ndlich ist, oder keine klaren Strukturen bestehen, wie gesch?ftliche Belege eingereicht und erstattet werden, liegt hier eine gr??ere Quelle f?r potenzielle Fehler. Spezialisierte Apps, die wie Rydoo das Spesenmanagement automatisieren, machen nicht nur den Vorgang an sich einfacher und schneller, sie erh?hen laut Aberdeen Group alleine durch ihr Vorhandensein die durchschnittliche Compliance um 26 %. Damit sind sie ein Investment, das sich auch finanziell schnell auszahlt.
Auch wenn es um Reisekosten geht, bringen die richtigen Tools viele Vorteile. So k?nnen sie zum Beispiel automatisch Belege analysieren und feststellen, ob Mitarbeiter bereits Tagegeld f?r den Tag beantragt hatten oder ob andere Konflikte auftauchen. Dadurch kommt es seltener vor, dass der finanzielle Rahmen ?bertreten wird. Rydoo hat au?erdem das KI-Feature Smart Audit entwickelt, das eingescannte Rechnungen in jeglicher Sprache auf Compliance ?berpr?ft. Unter anderem damit verk?rzt Smart Audit die Bearbeitungszeit pro Beleg um bis zu 60 %.
Konstantes Monitoring deckt Fehlerquellen auf
Nicht zuletzt birgt nat?rlich auch die Analyse der eigenen Daten Potenzial, die Compliance zu steigern. Dabei ist es nur ein Faktor, dass Betrug seltener vorkommt, wenn klar ist, dass die Ausgaben analysiert werden. Eine solche Auswertung macht sichtbar, in welchen F?llen, durch welche Personen und in welchen Abteilungen die Ausgaben am h?chsten sind und wo die meisten Compliance-Verst??e passieren. Ist dies klar, k?nnen die Ursachen und Unklarheiten beseitigt werden.
Keine dieser gezeigten Strategien ist ein Hexenwerk. Je nach Ausgangslage ist eine andere davon die beste Wahl. Fast immer aber sparen Unternehmen sich und ihren Angestellten viel Zeit und vereinfachen die Dinge deutlich, wenn sie spezialisierte Software einf?hren. Denn auch bei Compliance werden Regeln dann am meisten befolgt, wenn es einfach ist, sie zu befolgen.
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