Die formvollendete Chefsekretärin als topchice Eminenz in Chanel oder die hippe PA (Phi-Äye) mit drei Smartphones und einem vagabundierendem Delegationsvolumen von rund 250.000,- EUR – beide haben sie eines gemeinsam: Wer zum Chef will, muss an ihnen vorbei!
Die Aufgaben eines Vorzimmers und der Assistenzen umfasst viele Bereiche und es sind keine Petitessen wie man meinen möchte: Gate Keeper am Telefon, Charon-gleicher Wächter über alle Termine sowie der Korrespondenz, ebenso oberster Koordinator des Besuchermanagements. Gefolgt von Topthemen wie Research und Reporting, welche in PowerPoint und Excel ihren Ausklang finden. Gleichermaßen das Handling von Meetings, Messe-Events und Reisen, welche ab und an auch assistiert werden müssen. Protokolle führen, sowie das Zuarbeiten in andere Fachbereiche wie Personal, Finanz u.v.m. runden den Aktionsradius ab – so viel zum offensichtlichen, wenn auch vom Umfang möglicherweise überraschenden Teil.
Zurück zu Frau Schmidt und Doreen, nennen wir sie mal der Einfachheit halber so. Wenn Sie der offensichtliche Teil schon beeindruckt hat, so lehnen Sie sich bequem zurück und genießen Sie den zweiten, weniger offenkundigen Abschnitt dieser kleinen Hommage. Also, ich behaupte frei weg und nicht weniger provokant als Mann des Faches, dass der beste Personenschutz das Vorzimmer des Chefs ist. Warum?! Ganz einfach! Die meisten angesprochenen Tätigkeiten basieren auf Einblicken der höchst sensitiven Ebene. Wer könnte mehr Schaden verursachen, läge eine bösartige Natur gepaart mit einem Motiv zugrunde? Und somit ist das immense Potential für das Bewahren des produktiven Wohlergehens ebenso gegeben.
Aus dem Hollywoodstreifen „Bodyguard“ wissen wir sehr wohl was wir von einem Leibwächter à la Kevin Kostner, modern einem Personenschützer zu halten haben und auch erwarten dürfen. Und ja, auch ich kann gerade nur an einen weißen Seidenschal denken, der sich über eine scharfe Klinge teilt.
Eine gute Assistenz muss Ihren Chef kennen, lesen und erahnen. Seine Stärken und umso mehr seine Schwächen, seine Vorlieben und Abneigungen. Sie ist Spähtrupp, Burggarnison, Ring-Ecke und guter Geist zugleich. Ein flexibles Bollwerk an Charme, gepaart mit Stringenz. Mit der Befähigung maligne Einflüsse von außen, innen sowie die bevorzugt selbst induzierten von der Geschäftsführung, dem Chef oder dem Vorstand fernzuhalten.
Dazu bedarf es die bereits erwähnte, gute Kenntnis über den Domus Oeconomicus, aber auch ein gewisses, nennen wir es militärisches Geschick und die Fähigkeit zur pragmatischen Empathie, sowie sozial-kreativen Extrapolation. Wenn für den Chef ein Tisch fürs Dinner in der Innenstadt gebucht wird, in der an diesem Abend eine gewalt-verliebte Demo läuft und er daraufhin mit dem ICE in die nächste Stadt geschickt wird, in der ein Risiko-Fußballspiel ausgetragen wird, mit entsprechendem Publikum… ich muss gerade wieder an den weißen Seidenschal denken, aber gut lassen wir das… es wird dann wohl eher die Szene mit der bebenden Unterlippe und den heißen Tränen.
Aber auch ganz triviale Dinge wie der Umgang mit sozialen Medien in den Modi nüchtern und nicht-ganz-so-nüchtern, die Mit-Organisation von Betriebsfesten, Auftritte als Redner, selbst ein schützender Einfluss auf das Privatleben trägt zu einer behaglichen Betriebskontinuität bei. Das mag jetzt ein (natürlich nicht-vergessener) Hochzeitstag sein, aber vielleicht ist auch die reiz-affine Praktikantin in der Presseabteilung rein fachlich um einiges besser aufgehoben?!
Wer kümmert sich? Ja – das MCP (Master Control Program) des Vorzimmers welches über das mütterliche Gefahrenradar eines Flugzeugträgers der Nimitz Klasse verfügt. Majestäten werden gekürt und auch das moderne Königtum muss geschützt und erhalten werden. Man nennt das auch Staatsraison in einem weiteren Kontext, die grundlegenden Mechanismen bleiben sich allerdings gleich bzw. nehmen sich nicht viel.
In diesem Licht betrachtet haben unsere Kollegen aus den Vorzimmern dieser Welt unseren aufrichtigen Respekt und unsere höchste Anerkennung verdient – Chapeau! Ihr Stellenwert nähert sich übrigens gleichwohl dem der königlichen Paladine der Vorzeit um einen historischen Vergleich zu bemühen, als Mittler zwischen „Kaiser und Kaiserreich“, damals wie auch heute.
In diesem Sinne – es lebe das Vorzimmer!
©Richard Radmacher, 09/2020
Keywords:BCM, Business Continuity Management
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