LONDON, Gro?britannien, 20. Mai 2026 – Ineffiziente Personalsysteme kosten Unternehmen weltweit zwei bis vier Prozent ihres Jahresumsatzes. Das zeigt eine neue Studie von UKG, einer weltweit f?hrende KI-Plattform f?r HR, Payroll und Workforce Management. Allein der Verwaltungsaufwand verschlingt bei einem Unternehmen mit einer Milliarde Euro Umsatz im Schnitt 7 Millionen Euro pro Jahr. Hinzu kommen Produktivit?tsverluste, ungeplante ?berstunden und Ausf?lle von Mitarbeitern durch Burnout – zusammen weitere zweistellige Millionenbetr?ge. Am st?rksten wirken sich diese Schw?chen an der Basis aus: Dort behindern getrennte Systeme die Transparenz und mindern die operative Leistung. Die Ergebnisse stammen aus der Studie „Optimising Workforce Operations“.
Die Studie befragte 1.400 Unternehmen weltweit mit jeweils mindestens 1.000 Mitarbeitern und einem Durchschnittsumsatz von 1,4 Milliarden Euro. Sie benennt vier Hauptursachen f?r Umsatzverluste und betriebliche Schwachstellen: ungenaue Daten, fehleranf?llige Handarbeit, mangelnde Transparenz ?ber die Belegschaft sowie unvollst?ndige Informationsfl?sse zwischen HR, Payroll und Workforce Management. Vor allem Unternehmen mit vielen Frontline-Mitarbeitern leiden unter abgeschotteten Systemen: Daten flie?en nicht durch, der Tagesbetrieb ger?t ins Stocken, die Fluktuation steigt, die Gehaltsabrechnung zerfasert und die Kosten f?r Zeitarbeit gehen nach oben.
Am schwersten wiegen die Produktivit?tsverluste – der gr??te versteckte Posten. Unternehmen verlieren dadurch 2,7 Prozent ihres Umsatzes, bei einer Milliarde Euro Umsatz sind das 26,9 Millionen. Der Grund: Bei zerst?ckelten Arbeitsabl?ufen kommen Teams schlicht nicht voran. Diese bremst Wachstum, schw?cht die Wettbewerbsf?higkeit und gef?hrdet die wirtschaftliche Stabilit?t.
„Auch wenn Kostenverluste von zwei bis vier Prozent gering erscheinen m?gen, k?nnten sie sich f?r britische und europ?ische Unternehmen auf bis zu 1,7 Billionen Euro belaufen“, sagte Russell Howe, GVP EMEA bei UKG. „Unternehmen k?nnen diese Verluste verringern, indem sie eine Workforce-Management-Plattform einf?hren, die Daten aus verschiedenen Personalsystemen zusammenf?hrt, den Verwaltungsaufwand senkt und F?hrungskr?ften an der Basis erm?glicht, sich auf wertsch?pfende Aufgaben zu konzentrieren – Aufgaben, die Kunden unterst?tzen, die Produktivit?t der Teams steigern und den Umsatz erh?hen.“
Weitere Ergebnisse der Studie „Optimising Workforce Operations“ f?r Unternehmen dieser Gr??enordnung:
– Den gr??ten direkten Kostenblock bildet der Verwaltungsaufwand mit sieben Millionen Euro. Manager und Mitarbeiter verbringen Stunden mit manuellen Aufgaben, Korrekturen und Freigaben. Berechnet wurde der Wert, indem die f?r Verwaltung aufgewendete Zeit mit den branchen- und markt?blichen Durchschnittsl?hnen multipliziert wurde.
– Auf Platz zwei folgen ungeplante ?berstunden mit 6,8 Millionen Euro – meist entstanden, weil kurzfristige L?cken zu ?berh?hten S?tzen geschlossen werden mussten.
– F?hrungskr?fte verbringen im Schnitt mehr als sechs Stunden pro Woche (18 % ihrer Arbeitszeit) mit Verwaltungsaufgaben, die sich automatisieren oder durch bessere Systeme erledigen lie?en.
– Bei einem Drittel der Unternehmen (32 %) bremsen IT- oder Systemausf?lle die Mitarbeiter mit Kundenkontakt mindestens einmal pro Woche aus.
„Ineffizienzen an der Front zeigen sich selten als ein einzelnes, offensichtliches Problem“, sagt Avichal Kulshrestha, Principal Industry Insights Manager bei UKG und Autor der Studie. „Die Symptome betrieblicher Reibung – vers?umte Schichten, manuelle Verwaltungsaufgaben, Korrekturen in der Gehaltsabrechnung, kurzfristige Vertretungen, Burnout und Fluktuation – treiben die Kosten und k?nnen Teams daran hindern, ihr volles Potenzial zu entfalten. Workforce-Management-Systeme, die Daten nahtlos austauschen, verringern Reibung, liefern Einblicke in Echtzeit, sparen Kosten und steigern die Produktivit?t – gerade in Unternehmen mit hohem Personalbedarf.“
Eine Schl?sselrolle bei der L?sung kommt laut Studie den Verantwortlichen in HR, Payroll und Operations zu – sowie den Systemen, mit denen sie arbeiten. Die erfolgreichsten Unternehmen senken den Verwaltungsaufwand durch integrierte Plattformtechnologie und Prozessverbesserungen, die F?hrungskr?ften in Echtzeit einen operativen Einblick in ihren wahrscheinlich gr??ten Kostenfaktor verschaffen: die Belegschaft. Wenn die F?hrungsebene Personaldaten aus Zeiterfassung, Prognosen, Einsatzplanung und Payroll in einem konsolidierten Bild zusammenf?hrt, kann sie daraus strategische Vorteile ziehen, den Betrieb robuster und planbarer machen und die Mitarbeitererfahrung verbessern.
„Die Ergebnisse zeigen: Am besten f?r die Zukunft der Arbeit ger?stet sind die Unternehmen, die operative Umsetzung mit klugen Personalentscheidungen verbinden – damit die richtigen Mitarbeiter mit den richtigen Kompetenzen zur richtigen Zeit am richtigen Ort sind“, f?gt Kulshrestha hinzu. „Das verbessert den Kundenservice, die Mitarbeiterbindung und die Produktivit?t – und senkt zugleich die Gesamtkosten.“
Selbst die bestdurchdachten Personalentscheidungen k?nnen durch operative Ineffizienzen untergraben werden. Laut einem separaten Forschungsbericht von UKG und KPMG verlieren Unternehmen beispielsweise zwei bis vier Prozent ihrer gesamten Personalkosten durch „Lohn- und Gehaltsverluste“ – damit sind best?ndige, unbeabsichtigte finanzielle Verluste gemeint, die unter anderem auf ineffiziente Lohn- und Gehaltsabrechnungsprozesse, Systembeschr?nkungen und sogar Betrug zur?ckzuf?hren sind.
Neben den operativen und produktiven Einbu?en w?chst auch der regulatorische Druck. Unternehmen m?ssen ihre Personalpraktiken modernisieren – im Vereinigten K?nigreich etwa, wo die meisten Arbeitgeber auf das neue Employee Rights Act noch nicht vorbereitet sind.
„Die Realit?t ist, dass Compliance, Mitarbeiterengagement und Margenschutz Hand in Hand gehen“, sagte Kulshrestha. „Regulierung ist keine Last, die es zu bew?ltigen gilt. Sie ist eine Chance, Mitarbeiter durch Flexibilit?t, Transparenz und Wahlm?glichkeiten zu st?rken. Mit der richtigen Personaltechnologie k?nnen Arbeitgeber die Compliance verbessern, moderne Planungs- und Verg?tungspraktiken einf?hren und ihre Mitarbeiter durch operative Exzellenz unterst?tzen – durch eine Exzellenz, die Leistung und Flexibilit?t f?rdert und so das Unternehmenswachstum vorantreibt.“
Weiterf?hrende Ressourcen
– Die Studie wurde von UKG in Auftrag gegeben und im Oktober 2025 von Sapio Research durchgef?hrt.
– Erfahren Sie mehr ?ber UKG und unsere weltweit f?hrende KI-Plattform f?r HR, Payroll und Workforce Management.
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Fu?note 1: Gesch?tzt auf Basis des j?hrlichen Wirtschaftsumsatzes des Vereinigten K?nigreichs (5,5 Billionen Pfund, Statista November 2025) und der EU-27 (38,7 Billionen EUR, Europa.eu Dezember 2025).
Keywords:Ineffizientes Personalwesen, Ineffizienz, Personalwesen
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