M?nchen / Danzig, 11.02.2022 – Ob im Vertrieb, bei internen und externen Schulungen oder f?r Marketingzwecke: Viele Unternehmen und Selbstst?ndige f?hren inzwischen eigene Webinare durch. Dank einfach nutzbarer L?sungen sind die Einstiegsh?rden dabei mittlerweile denkbar niedrig. Dennoch h?ngt die m?glichst erfolgreiche Durchf?hrung eines Webinars von verschiedenen Faktoren ab – von der richtigen Vorbereitung ?ber die Bild- und Tonqualit?t bis hin zum Umgang mit schwierigen Situationen w?hrend eines Live-Webinars. Die Experten der europ?ischen Plattform ClickMeeting (https://clickmeeting.com/) haben zehn wichtige Tipps f?r angehende Webinar-Profis zusammengestellt.
1. Die verwendete Plattform kennenlernen
Ganz egal, f?r welche Webinar-Plattform Sie sich entscheiden: Nehmen Sie sich vor dem ersten echten Webinar die n?tige Zeit, das System wirklich kennenzulernen und sich mit allen Funktionen vertraut zu machen. Zwar sind die meisten Tools zum Gl?ck sehr intuitiv bedienbar. Wer jedoch als Moderatorin oder Moderator w?hrend des Webinars erst nach einer Schaltfl?che suchen muss oder eine bestimmte Einstellung ver?ndern m?chte, ger?t schnell in unn?tigen Stress. Dies wirkt nicht nur unprofessionell, sondern lenkt auch von Ihren Inhalten ab. Gleichzeitig bietet sich durch eine gr?ndliche Besch?ftigung mit der Plattform im Vorfeld oft die M?glichkeit, das Webinar-Tool und beispielsweise die Ansicht f?r den virtuellen Veranstaltungsraum individuell an die eigenen Vorlieben anzupassen.
2. Bild- und Tonqualit?t sicherstellen
Selbst wenn die Inhalte noch so interessant sind und die vortragende Person sich die gr??te M?he gibt: Eine schlechte Bild- und/oder Tonqualit?t macht leider jedes Webinar zum Misserfolg und sorgt schnell f?r unzufriedene Teilnehmerinnen und Teilnehmer. Die gute Nachricht aber ist: Man muss keinesfalls gleich in teures Profi-Equipment investieren, gerade dann, wenn man die ersten Schritte in die Welt der Webinare unternimmt. Achten Sie in erster Linie auf eine stabile Internetverbindung, eine ruhige Umgebung ohne st?rende Nebenger?usche und ein Headset mit Mikrofon. Wer dazu noch eine passend platzierte Lichtquelle nutzt, kann auch mit einer integrierten Notebookkamera gute bis sehr gute Ergebnisse erzielen.
3. Alle erforderlichen Materialien vorbereiten
Sie m?chten im Rahmen Ihres Webinars verschiedene Materialien pr?sentieren oder Dateien und Dokumente teilen? Dann bereiten Sie diese gr?ndlich vor und sorgen Sie f?r einen schnellen, unkomplizierten Zugriff. Eine Umfrage von ClickMeeting im Sommer 2021 hat gezeigt, dass 45 Prozent der Befragten es als besonders st?rend und ablenkend empfinden, wenn w?hrend einer Online-Sitzung ben?tigte Materialien oder Unterlagen nicht bereitliegen und vor laufender Kamera gesucht werden m?ssen. Vorsicht ist auch geboten, wenn Sie Ihren gesamten Bildschirm freigeben m?chten – ein v?llig „zugem?llter“, chaotischer Desktop oder gar der pl?tzliche Blick auf Ihre vertrauliche E-Mail-Korrespondenz werfen nicht das beste Licht auf Ihre Professionalit?t. ClickMeeting bietet hier beispielsweise die M?glichkeit, bei der Bildschirmfreigabe lediglich auf ein bestimmtes Fenster zu verweisen. Grunds?tzlich gilt: Testen Sie vorab auch die verschiedenen M?glichkeiten, ihre Materialien zu pr?sentieren, um die effektivste und auch optisch attraktivste Variante ausw?hlen zu k?nnen.
4. Denken Sie daran, was vor und nach dem Webinar passiert
Viele Organisatoren konzentrieren sich erfahrungsgem?? nur auf das, was w?hrend des eigentlichen Webinars stattfindet. Denken Sie jedoch daran, dass f?r den langfristigen Erfolg Ihres Webinars ebenso entscheidend ist, was vor und nach der Veranstaltung passiert:
– Bereiten Sie ansprechende Einladungsmailings vor (vielfach bieten Webinar-Plattformen bereits entsprechende Vorlagen, die Sie individualisieren k?nnen).
-Nutzen Sie auch die kurze Phase, in der sich Teilnehmende vor Beginn des Webinars bereits im Warteraum befinden. Dort k?nnen Sie beispielsweise noch einmal die Agenda pr?sentieren oder zus?tzliche Materialien bereitstellen.
– Direkt im Anschluss des Webinars kann zum Beispiel eine standardisierte Danke-Seite angezeigt werden. Je nach Thematik kann es aber auch sinnvoll sein, die Teilnehmerinnen und Teilnehmer auf eine spezifische Landingpage umzuleiten.
– In der Regel bietet es sich auch an, im Nachhinein eine Dankes-E-Mail zu versenden – auch und gerade an registrierte Personen, die leider doch nicht teilnehmen konnten. Hier k?nnen Sie beispielsweise auf eine Aufzeichnung des Webinars hinweisen und erg?nzende Materialien und Unterlagen verlinken.
5. Achten Sie auf die Qualit?t aller Inhalte
Der Boom an Webinaren, gerade auch vor dem Hintergrund der Corona-Pandemie, hat leider hier und dort auch dazu gef?hrt, dass mehr auf Quantit?t als auf Qualit?t geachtet wird. Tappen Sie besser nicht in diese Falle, denn nachhaltig erfolgreich werden Sie nur mit qualitativ hochwertigen Inhalten sein. Dies gilt ganz besonders dann, wenn sich Ihr Webinar an eine anspruchsvolle B2B-Zielgruppe richtet. Achten Sie bei Ihrer „Qualit?tskontrolle“ nicht nur auf die eigentliche Pr?sentation, sondern auf alle Materialien rund um das Webinar. Auch die begleitende E-Mail-Kommunikation sollte beispielsweise sprachlich einwandfrei und selbstverst?ndlich frei von Fehlern sein, wenn Sie einen professionellen Eindruck hinterlassen m?chten. Orientieren Sie sich bei der Ansprache der Teilnehmerinnen und Teilnehmern an den im jeweiligen Bereich ?blichen Gepflogenheiten. Im Zweifel gilt dabei: Lieber etwas zu f?rmlich als zu direkt.
6. Sch?pfen Sie die M?glichkeiten der Interaktion und Kommunikation voll aus
Ein gutes Webinar lebt von Interaktion, Feedback und R?ckfragen. Machen Sie es Ihren Teilnehmerinnen und Teilnehmern so einfach und bequem wie m?glich, mit Ihnen in Kontakt zu treten und Fragen zu stellen. Denken Sie dabei daran, dass sich m?glicherweise nicht jeder dabei wohlf?hlt, eine Frage live vor vielen anderen Teilnehmenden zu stellen. Solche Probleme lassen sich umgehen, indem Sie verschiedene Kommunikationsm?glichkeiten f?r die Teilnehmer anbieten:
– ?ber eine Fragerunde k?nnen die Teilnehmenden w?hrend des Webinar Fragen stellen. Sie entscheiden, wann der beste Zeitpunkt daf?r ist, also beispielsweise nach einem gr??eren Themenblock.
– Ein moderierter Chat, bei dem der Organisator entscheidet, welche Fragen ?ffentlich erscheinen, kann dazu beitragen, gerade bei gr??eren Webinaren die ?bersicht und Kontrolle zu behalten.
– Speziell bei individuelleren, eventuell auch vertraulicheren Fragen kann die M?glichkeit interessant sein, dass sich Teilnehmende ?ber ein privates Chatfenster an Sie wenden k?nnen.
7. Informieren Sie vorab ?ber eine Aufzeichnung des Webinars
Mit Webinar-Plattformen wie ClickMeeting oder auch anderen L?sungen haben Sie die M?glichkeit, Webinare aufzuzeichnen, um Sie sp?ter in anderen Schulungen zu verwenden oder als Link zur Verf?gung zu stellen. Achten Sie dabei jedoch immer darauf, die Teilnehmenden vorab ?ber eine Aufzeichnung zu informieren beziehungsweise die Erlaubnis dazu einzuholen.
8. Holen Sie sich – wenn m?glich – Unterst?tzung
Nat?rlich ist es nicht immer m?glich, sich Unterst?tzung durch eine zweite Person zu holen und selbstverst?ndlich l?sst sich auch alleine ein hervorragendes Webinar durchf?hren. Haben Sie jedoch die Chance, sich helfen zu lassen, sollten Sie diese auch nutzen. Eine zweite Person kann sich beispielsweise w?hrend des Webinars um den Chat k?mmern und einfachere Fragen dort direkt beantworten.
9. Binden Sie zus?tzliche Expertise ein
Ein echter Gewinn f?r Ihr Webinar kann das Einbeziehen weiterer (auch externer) Experten sein. Auf diese Weise l?sst sich die Attraktivit?t eines Webinars – gerade f?r anspruchsvolle Zielgruppen – oft noch weiter steigern.
10. Ziehen Sie auch automatisierte Webinare und On-Demand-Webinare in Betracht
Zwar sind live abgehaltene Webinare nach wie vor am beliebtesten. Dennoch sollten Sie je nach Thematik und Inhalt dar?ber nachdenken, ob Sie auch automatisierte Webinare nutzen m?chten, also vorab vom Organisator aufgezeichnete Webinare, die dann automatisch abgespielt werden. Ebenso in Frage kommen On-Demand-Webinare, die von Interessenten jederzeit abgerufen werden k?nnen. Beide Formen bieten die M?glichkeit, zus?tzliche Aufmerksamkeit und Reichweite zu erzielen. Auch interaktive Elemente sind hier nicht ausgeschlossen. Beispielsweise k?nnen Sie die Aufzeichnung eines Webinars mit einer sp?teren Fragerunde kombinieren. Interessant kann zudem sein, die Aufzeichnung ihres Webinars auch f?r weitere Kan?le zu nutzen und etwa in Ihrem Blog oder via Social Media zu ver?ffentlichen.
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