„Viele Unternehmen haben kein Wissensmanagement. Sie haben einfach nur Gl?ck, dass bis jetzt die richtigen Mitarbeitenden nicht gek?ndigt haben“, sagt Recruitingexperte Dr. Thomas Ferdinand, Recruitingexperte in der Finanzbranche.
Denn was als funktionierende Organisation erscheint, sei in Wahrheit oft nur die Summe einzelner K?pfe. „Verlassen diese schlauen K?pfe das Unternehmen, ist Ersatz schwer zu finden, denn es geht nicht nur um Kompetenzen, Leistung und Erfahrung bei der Neubesetzung“, so Ferdinand. Sobald Leistungstr?ger abwandern, beispielsweise zur Konkurrenz wechseln oder auch nur – wie aktuell ein Gro?teil der Babyboomer – altersbedingt ausscheiden, zeigt sich, wie fragil interne Firmen-Strukturen teilweise sind. Wissen steckt in E-Mails, Gewohnheiten, Kundenbeziehungen, informellen Absprachen und Erfahrungswerten – aber eben nicht verl?sslich im Unternehmen selbst.
Unternehmenswissen ist in vielen Organisationen gef?hrlich eng an einzelne Personen gebunden. Was bislang funktioniert hat, bricht pl?tzlich weg, wenn genau diese Menschen – oftmals sind es langj?hrige Mitarbeitende – nicht mehr verf?gbar sind.
„Wenn ein Unternehmen beim Weggang eines Mitarbeiters mehr oder weniger von jetzt auf gleich handlungsunf?hig wird, liegt das nicht an schlechten ?bergaben an potenzielle Nachfolger – dann hat die Organisation versagt“, sagt Dr. Thomas Ferdinand.
Das Problem ist vielen F?hrungskr?ften bekannt, werde aber selten konsequent gel?st, so der Experte. Zwar gibt es keine eindeutigen Studien daf?r, wie viel Know-how ein Unternehmen verliert, wenn Mitarbeitende gehen. Doch verschiedene Umfrage belegen: Rund 70 Prozent der Manager erwarten Know-how-Verlust durch ausscheidende Fachkr?fte, 71 Prozent der IT-F?hrungskr?fte sehen Wissensverlust durch Fluktuation als konkretes Risiko. Gleichzeitig rechnen drei Viertel der Unternehmen mit gravierenden Folgen durch den demografischen Wandel.
F?r Ferdinand ist klar: Die kommenden Jahre werden zeigen, welche Unternehmen ihr Wissen wirklich im Griff haben – und welche nur so lange funktionieren, wie bestimmte Personen noch im Haus sind. „Firmen verlieren nicht einfach Personal. Sie verlieren ihr Ged?chtnis“, warnt Ferdinand.
Trotzdem handeln viele erst, wenn es l?ngst zu sp?t ist. Ein langj?hriger Kundenbetreuer geht – und pl?tzlich wei? niemand mehr, warum bestimmte Konditionen vereinbart wurden. Eine erfahrene Mitarbeiterin verl?sst das Unternehmen – und mit ihr verschwinden Erfahrungswerte, informelle Kontakte und Entscheidungslogiken, die nie dokumentiert wurden. Was nach normaler Fluktuation aussieht, wird im Alltag schnell zum Produktivit?tsproblem.
„Oftmals glauben Unternehmen, sie h?tten ein Wissensproblem, wenn jemand k?ndigt. In Wahrheit haben sie aber ein F?hrungsproblem“, erkl?rt Ferdinand. „Offboarding ist kein Wissensmanagement. Es ist nur noch Schadensbegrenzung.“
Denn Wissen l?sst sich nicht am letzten Arbeitstag sichern. Das eigentliche Problem liege tiefer: Wissen werde in vielen Unternehmen nicht systematisch aufgebaut, sondern zuf?llig gehalten. Wer lange genug dabei ist, kennt die Abl?ufe. Wer die richtigen Menschen kennt, findet die Antworten. Wer neu ins Unternehmen kommt, startet dagegen oft faktisch bei null.
Relevantes Know-how ist eben kein statisches Dokument, das man einfach abspeichern und an seinen Nachfolger weiterreichen kann. Es entsteht im t?glichen Handeln: in Gespr?chen mit Kunden, in Entscheidungen unter Zeitdruck, in Erfahrungen mit Prozessen, Systemen und Menschen. Es ist das implizite Wissen – also genau das Wissen, das selten in Handb?chern steht, aber den Unterschied macht, ob eine Organisation funktioniert oder nicht.
Die Folgen sind l?ngst sichtbar. Mitarbeitende verbringen einen erheblichen Teil ihrer Arbeitszeit mit der Suche nach Informationen. Wissen liegt verstreut in E-Mails, Dateien, Chatverl?ufen oder ausschlie?lich in den K?pfen einzelner Personen. Damit ist es zwar irgendwo vorhanden – aber f?r das Unternehmen operativ kaum nutzbar. Anders gesagt: Es ist nicht wirklich Unternehmenswissen, sondern privat gebundenes Personenwissen.
Gerade Banken, Versicherungen und Finanzdienstleister treffe dieser Wissensverlust besonders hart, wei? Ferdinand. „Wenn Wissen verschwindet, entstehen nicht nur Effizienzverluste. Es entstehen operative Risiken. In wissensintensiven Branchen reicht es nicht, Prozesse zu dokumentieren. Unternehmen m?ssen verstehen, wie Entscheidungen entstehen und warum bestimmte Dinge funktionieren“, sagt Ferdinand.
Doch wo liegt die L?sung? Typische Wissensmanagement-Projekte l?sen das Problem h?ufig nicht. Viele Unternehmen investieren in Intranets, Datenbanken und Dokumentationsplattformen – und wundern sich, dass Wissen trotzdem nicht geteilt wird. F?r Ferdinand liegt der Grund auf der Hand: „Technologie ersetzt keine F?hrung. Wissen wird nicht deshalb geteilt, weil ein neues Tool eingef?hrt wird.“
Die L?sung beginnt deshalb deutlich fr?her als beim Austritt eines Mitarbeitenden. Unternehmen m?ssen sichtbar machen, welche Mitarbeitenden erfolgskritisches Wissen tragen, wo gef?hrliche Abh?ngigkeiten bestehen und welche Prozesse faktisch nur von einzelnen Personen verstanden werden. Der Weggang eines Spezialisten wiegt dabei deutlich schwerer als der eines Einsteigers – nicht wegen der Position auf dem Papier, sondern wegen der Qualit?t und Einzigartigkeit seines Wissens.
Wissenstransfer muss Teil des Alltags werden. Tandems, Mentoring, Shadowing und rotierende Verantwortlichkeiten sind wirksamer als hektische ?bergaben kurz vor dem Abschied. Wissen bleibt im Unternehmen, wenn mehrere Menschen verstehen, wie Abl?ufe, Entscheidungen und Kundenbeziehungen tats?chlich funktionieren.
Dazu geh?rt auch eine andere F?hrungskultur. In vielen Organisationen gilt derjenige als besonders wertvoll, der unersetzlich ist. Genau das ist gef?hrlich. „Ein guter Mitarbeiter macht sich nicht unersetzlich. Er macht andere besser“, sagt Ferdinand.
Damit schlie?t sich f?r ihn auch der Kreis zum Recruiting. Recruiting entscheidet heute nicht nur dar?ber, wer ins Unternehmen kommt. Es entscheidet dar?ber, ob Unternehmen langfristig Know-how aufbauen, Strukturen stabilisieren und Wissen systematisch weiterentwickeln – oder ob sie bei jedem Personalwechsel wieder von vorne beginnen.
„Wer Recruiting nur als Besetzung offener Stellen versteht, denkt zu kurz“, so Ferdinand. „Es geht darum, Kompetenzen aufzubauen, Wissen zu sichern und Organisationen unabh?ngiger von einzelnen Personen zu machen.“
Wissensmanagement sei deshalb weder ein reines HR-Thema noch eine IT-Aufgabe. Es sei eine strategische F?hrungsentscheidung. Unternehmen m?ssten nicht nur fragen, wer welches Wissen besitzt, sondern auch, wie gut dieses Wissen im Team verteilt, dokumentiert und zug?nglich ist. Erst daraus entstehe ein realistisches Bild des eigenen Know-how-Risikos.
„Unternehmen, die Wissen erst beim Austritt sichern wollen, haben den entscheidenden Zeitpunkt bereits verpasst“, sagt Ferdinand. „Die zentrale Frage lautet nicht: Wie retten wir Wissen am letzten Arbeitstag? Die Frage lautet: Warum durfte es ?berhaupt so weit kommen?“
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