Meetings sollen Entscheidungen voranbringen, doch h?ufig kosten sie vor allem Zeit. Fehlende Klarheit, ausufernde Diskussionen und vertagte Entscheidungen verwandeln Sitzungen schnell in einen Produktivit?tskiller. Gute F?hrung zeigt sich deshalb auch darin, Besprechungen so zu strukturieren, dass am Ende Klarheit herrscht.
Zu viele Meetings binden wertvolle Arbeitszeit, ohne immer zu konkreten Ergebnissen zu f?hren. Eine Atlassian-Studie mit 5.000 Wissensarbeitern und B?rofachkr?ften kommt zu dem Ergebnis, dass 72 Prozent der Meetings als ineffektiv wahrgenommen werden. 54 Prozent der Befragten verlassen Sitzungen regelm?ssig, ohne Klarheit ?ber die n?chsten Schritte oder Verantwortlichkeiten zu haben. Auch der ?Microsoft Work Trend Index? stuft ineffiziente Meetings als gr?ssten Produktivit?tshemmer im Arbeitsalltag ein. Daher ist eine konsequente Vorbereitung sowie die Ausrichtung von Sitzungen auf Ergebnisse umso wichtiger. Bereits im Vorfeld sollte klar sein, welche Fragen gekl?rt, welche Entscheidungen getroffen und welche Verantwortlichkeiten anschliessend ?bernommen werden m?ssen. ?Wir alle kennen Sitzungen, die sich unn?tig in die L?nge ziehen, ohne Ergebnisse zu bringen. Gerade deshalb sollten Meetings gut vorbereitet und konsequent geleitet werden. Das spart nicht nur Zeit, sondern erleichtert auch Entscheidungen?, sagt Dr. Heidi Z?graggen, Verhandlungsexpertin der Unternehmensberatung URimpuls.
Die Innerschweizer Agentur versteht sich als vertraulicher Sparringspartner und Impulsgeber f?r Unternehmer und F?hrungskr?fte aus Wirtschaft, Gesellschaft und ?ffentlicher Verwaltung. Ihr Fokus liegt dabei auf Kommunikation, etwa in Krisensituationen, bei Verhandlungen oder Pr?sentationen. In einem aktuellen Fall wandte sich eine F?hrungskraft an die Inhaber von URimpuls Dr. Heidi Z?graggen und Bruno Dobler, weil die Meetings in ihrem Verantwortungsbereich regelm?ssig ausuferten: Diskussionen zogen sich hin, Wortmeldungen sprengten den vorgesehenen Zeitrahmen und wichtige Entscheidungen blieben aus. Daher wurde zun?chst eine typische Sitzung simuliert und anschliessend analysiert. Es zeigte sich, dass nicht mangelndes Engagement das Problem war, sondern fehlende, konsequente Klarheit. ?Die Agenda war zu unpr?zise formuliert und das Ziel einzelner Diskussionen blieb unklar. Ausserdem griff die Sitzungsleitung h?ufig erst ein, wenn sich die Gespr?che bereits festgefahren hatten?, schildert Kommunikationsprofi Bruno Dobler die Ausgangslage des konkreten Falls.
Im n?chsten Schritt wurden konkrete Situationen unter diesen Aspekten durchgespielt: Wie l?sst sich eine Agenda so formulieren, dass bereits vor der Sitzung klar ist, ob ein Tagesordnungspunkt der Information, Diskussion oder Entscheidungsfindung dient? Wann muss eine Wortmeldung begrenzt, eine Debatte zusammengefasst oder konsequent zum n?chsten Schritt gef?hrt werden? Dabei geht es URimpuls nicht darum, Sitzungen um jeden Preis zu verk?rzen. Entscheidend ist, dass Menschen in Verantwortung ihre gemeinsame Zeit gezielt nutzen, vorbereitet in Gespr?che gehen und zu tragf?higen Entscheidungen kommen. ?F?r Entscheidungstr?ger kann eine solche Aussensicht dazu beitragen, die eigene Sitzungsf?hrung bewusster wahrzunehmen sowie Klarheit und Vertrauen in die pers?nliche Entscheidungsf?higkeit zu gewinnen?, bekr?ftigt die renommierte Expertin Dr. Heidi Z?graggen.
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