Schwere Zeiten für Einkäufer

Einkaufsexperte G?nther Hainz ?ber die fahrl?ssige Priorisierungs-Kultur im Einkauf und wie trotz Zeitmangel und Krise herausragende Ergebnisse erzielt werden

FRAGE: Corona hat dazu gef?hrt, dass Grenzen seit langer Zeit wieder dicht gemacht wurden. Was beobachten Sie? Wie gehen F?hrungskr?fte im Einkauf derzeit mit dieser aktuellen Krisen-Situation um?

G?NTHER HAINZ: Mit Corona sind Themen auf die Agenda ger?ckt, die noch vor kurzer Zeit unvorstellbar waren. Wer h?tte schon gedacht, dass bew?hrte Lieferketten aus Asien oder auch innerhalb von Europa zusammenbrechen, weil Grenzen komplett geschlossen werden?

Der Druck und die Anforderungen an den Einkauf haben hierdurch weiter zugenommen. Es gilt eine l?ckenlose Versorgung sicherzustellen, alternative Lieferquellen zu identifizieren sowie auch kurzfristige Potenziale und Liquidit?t bereitzustellen. Hinzu kommt, dass Aspekte wie Nachhaltigkeit und CO2-Neutralit?t mehr und mehr auf die Agenda r?cken. Die mentale und auch physische Belastung f?r den einzelnen im Einkauf ist hier bei all den Themen zum Teil enorm!

Was aus meiner Sicht jedoch eines der zentralen und gleichzeitig ignorierten Kernprobleme darstellt ist, dass in vielen Unternehmen eine fast schon grob fahrl?ssige Priorisierungs-Kultur vorherrscht.

Was meine ich damit?

Zum einen gibt es viel zu viele Priorit?ten, die alle als wichtig eingestuft werden, obwohl sie das nicht sind. Und zum anderen werden Priorit?ten durch die Hierarchiestufe bestimmt und ?berschrieben.

FRAGE: Haben Sie dazu ein Beispiel?

G?NTHER HAINZ: Nehmen wir einen Eink?ufer, der gerade an seiner wichtigsten Priorit?t arbeitet, einen neuen Alternativlieferanten f?r ein wichtiges Zulieferteil zu finden und unter Vertrag zu nehmen. Daran h?ngen Millionen von Kosten und das Risiko einer m?glichen Versorgungsl?cke mit gravierenden Implikationen f?r das Unternehmen. Nun kommt der Vorgesetzte und braucht dringend Input f?r eine Pr?sentation, die er gerade zusammenstellt. Was glauben Sie, wird der Eink?ufer nun tun?

Die Erwartung des Vorgesetzten ist klar – wenn ich als Vorgesetzter etwas brauche, dann haben andere das direkt zu liefern! Doch ist etwas automatisch wichtiger und dringender, nur weil es von einer h?heren Hierarchiestufe kommt? Hierzulande tendieren wir dazu, das einfach hinzunehmen. Je h?her die Hierarchiestufe, desto wichtiger. Das mag mal der Fall sein, ist aber nicht zwingend so!

Die Krux bei dem Thema Priorisierung ist doch folgende: Das Spannungsfeld, in dem sich Eink?ufer bewegen, ist enorm. Es gibt so viele verschiedene Stakeholder – die Gesch?ftsf?hrung, die Entwicklung, die Produktion, der Vertrieb, das Marketing, die Finanzabteilung, die Personalabteilung … alle wollen etwas vom Einkauf und haben entsprechende Erwartungen.

Der Eink?ufer befindet sich somit in einem Priorisierungs-Dilemma – er ist gar nicht in der Lage, f?r all diese Erwartungen eine klare Priorisierung zu erstellen – somit landen am Ende immer viel zu viele Aufgaben auf seiner To-Do-Liste. Ich hatte es schon mit Eink?ufern zu tun, die hatten mehr als 20 scheinbar hohe Priorit?ten auf der Liste! Das muss man sich mal vorstellen! Wer soll hier noch entscheiden, was zuerst erledigt werden soll?

Hier den ?berblick und den Durchblick zu bewahren, was jetzt gerade das wichtigste ist, ist f?r den einzelnen ohne Anleitung und Hilfe von au?en nahezu unm?glich. Viele erkennen zwar die Notwendigkeit einer besseren Priorisierung, aber sie wissen einfach nicht, wie das klappen soll – es fehlt ihnen die Vorstellung und der klare Weg dorthin! Also machen sie weiter wie bisher und verschwenden so wichtige Ressourcen – Zeit, Geld und Energie!

FRAGE: Was empfehlen Sie als Experte gerade mittelst?ndischen Unternehmen angesichts dieses Priorisierungs-Dilemmas im Einkauf – gerade in der aktuell schwierigen Pandemie-Zeit?

G?NTHER HAINZ: Wie sagte Abraham Lincoln so sch?n: “Wenn ich acht Stunden h?tte, um einen Baum zu f?llen, w?rde ich sieben Stunden daf?r aufwenden, meine Axt zu sch?rfen!”

Gerade dann, wenn Ressourcen knapp sind und sich gef?hlt alles ?berschl?gt, gilt es um so mehr, einen Schritt zur?ckzutreten und die aktuellen Aufgaben und Priorit?ten zu ?berdenken und neu zu sortieren.

Leider ist es in der Hektik des Tagesgesch?fts im Einkauf fast unm?glich, sich so zu distanzieren, um dar?ber Klarheit zu erlangen. Wie schon dargestellt, es erscheint einfach zu vieles sehr, sehr wichtig.

Deshalb empfehle ich meinen Kunden, sich bewusst f?r eine gewisse Zeit aus dem Tagesgesch?ft loszul?sen und intensiv dar?ber nachzudenken, was die wirklich wichtigen Themen sind – sowohl beruflich wie auch privat. Was sind die Ziele des Unternehmens? Wie tr?gt der Einkauf dazu bestm?glich bei? Wie steht es um private Ziele wie Familie? Freunde? Hobbies? Wie kann ich all das unter einen Hut bringen und dabei nicht ausbrennen? Es geht darum, durch Klarheit f?r innere Ruhe zu sorgen.

FRAGE: Wie wird sich die Situation Ihrer Einsch?tzung nach weiterentwickeln? Wie stehen die Chancen, den Einkauf m?glichst krisensicher aufzustellen?

G?NTHER HAINZ: Aus meiner Sicht werden die Anforderungen an den Einkauf nicht weniger, sondern ganz im Gegenteil, die Herausforderungen und somit auch der Druck auf den Einkauf werden weiter steigen.

F?r Unternehmen hat Corona wie bereits erw?hnt neue Themen auf die Agenda gebracht, und diese gilt es auch einkaufsseitig zu managen: Das sind Themen wie Versorgungssicherheit bei gleichzeitig optimalen Beschaffungskosten, den CO2-Fu?abdruck verbessern oder auch die Digitalisierung. Gleichzeitig hapert es in vielen Einkaufsabteilungen immer noch an ganz grunds?tzlichen Themen – strategische Klarheit und operative Effizienz.

Zudem sehe ich verst?rkt das Risiko auf die Einkaufsabteilungen zukommen, dass Eink?ufer unter der Last der Aufgaben zusammenzubrechen und m?glicherweise gesundheitliche Sch?den davontragen. Dies h?tte nicht nur f?r die Eink?ufer zum Teil dramatische Konsequenzen bis hin zum Jobverlust und daraus erwachsenden extremen finanziellen Problemen. Auch f?r die Unternehmen bedeutet dies, dass sie potenziell sehr f?hige Leute verlieren, die kurzfristig nicht zu ersetzen sind – was wiederum den Druck auf die verbleibenden Mitarbeiter erh?hen wird und einen m?glichen Dominoeffekt ausl?st.

FRAGE: Was ist Ihrer Erfahrung nach besonders zu beachten, um mit den verf?gbaren Mitteln die steigenden Anforderungen zu bew?ltigen, ohne dabei Gefahr zu laufen auszubrennen?

G?NTHER HAINZ: Es gilt f?r einen effektiven Ressourceneinsatz zu sorgen. Nur so sind auch bei den steigenden Anforderungen herausragende Ergebnisse m?glich. Und die Maxime muss dabei sein: Weniger, daf?r besser!

Im ersten Schritt hei?t dies f?r Klarheit zu sorgen, was die Top-Priorit?ten sind und folglich die Ressourcen auf diese Top-Priorit?ten zu konzentrieren. Glauben Sie mir, das klingt viel einfach als es ist. Viele sind genau daran gescheitert.

Das erfordert Mut auch mal “Nein” zu sagen. Und es ist erforderlich, die Top-Priorit?ten funktions- und hierarchie?bergreifend zu synchronisieren – es darf nicht sein, dass die Priorit?t des Vorgesetzten automatisch alles andere ?berschreibt!

Zudem ist ein wesentliches Element ein Wechsel in der Betrachtung, n?mlich von einem sehr weitverbreiteten Fokus auf den Input hin zu einer konsequenten Output- und Ergebnisorientierung.

Ich denke, es ist unstrittig: Am Ende z?hlt bei einem Vorhaben immer das Ergebnis und nicht die Aktivit?ten, die gebraucht wurden, um das gew?nschte Ergebnis zu erzielen. Wenn ich einen neuen Lieferanten ben?tige, ist mir am Ende egal, ob ich daf?r 5, 10 oder 50 Lieferanten durch den Auswahlprozess geschickt habe. Wichtig ist, dass ein passender neuer Lieferanten gefunden wurde.

Leider erlebe ich es jedoch sehr h?ufig, dass bei der Steuerung von Projekten der Fokus auf den Input gelegt wird. Es werden Pl?ne gemacht, Listen geschrieben, die dann wiederum mehr oder weniger stur abgearbeitet oder umgeschrieben werden, ohne jedoch den Zusammenhang zum erw?nschten Ergebnis zu pr?fen oder zu hinterfragen. Hier wird viel Zeit verloren und es werden wertvolle Ressourcen verschwendet. Dies gilt es in den Griff zu bekommen und den Fokus konsequent auf das gew?nschte Ergebnis zu legen.

FRAGE: Was ist Ihrer Meinung nach neben einer konsequenten Output-Orientierung noch zu bedenken, um in diesen Zeiten herausragende Ergebnisse zu erzielen?

G?NTHER HAINZ: Es gilt Aufgaben konsequent zu hinterfragen, klare Regeln f?r Priorit?ten zu formulieren und diese Regeln auch einzuhalten. Die Leitfrage muss immer sein: Wie k?nnen wir die uns zur Verf?gung stehenden Mittel und Mitarbeiter bestm?glich einsetzen?

Hierzu muss ein offener Dialog ?ber Hierarchieebenen hinweg ?ber “Was ist gerade das Wichtigste” erlaubt sein und gef?hrt werden, m?gliche Priorit?tenkonflikte m?ssen offengelegt und angesprochen werden. Dabei darf es auch mal vorkommen, dass Aufgaben vom Vorgesetzten warten m?ssen.

Als Vorgesetzter gilt es eine Kernfrage zu verinnerlichen und regelm??ig an die Mitarbeiter zu stellen: “Was m?ssen Sie nach hinten stellen oder liegenlassen, um das, worum ich Sie gerade bitte, f?r mich zu erledigen!?

Hier stelle ich fest, dass insbesondere dieser Dialog dar?ber, Unausgesprochenes und Verborgenes transparent zu machen und hierf?r klare Regeln zu formulieren, meinen Beratungskunden speziell weiterhilft und hier gro?e Durchbr?che erzielt werden.

FRAGE: Gibt es sonst noch etwas, das Sie beobachten?

G?NTHER HAINZ: Eines ist mir sehr wichtig und ich m?chte es deshalb nochmals betonen. Mir f?llt auf, dass wirklich viele Eink?ufer sehr angespannt und sehr gestresst sind! Hier sehe ich h?chsten Handlungsbedarf f?r Unternehmen, um den “Menschen Eink?ufer” zu sch?tzen. Wir alle kennen dieses Damoklesschwert Burnout und ich habe es selbst erlebt, wie Kollegen von mir schnurstracks in ein Burnout gelaufen sind. Und glauben Sie mir, das war alles andere als spa?ig!

Viele Eink?ufer bewegen sich in einem enormen Spannungsfeld, nicht nur beruflich, auch privat. Wenn ich mit Eink?ufern spreche, erz?hlen mir viele, dass sie untertags von einem Meeting ins n?chste laufen und dabei kaum Zeit haben, kurz mal durchzuatmen! Abends kommen sie m?de und ausgelaugt nach Hause und treffen dort auf das n?chste Spannungsfeld. Sobald sie bei der Haust?r reingehen, sp?ren sie schon die Erwartungen von der Frau oder dem Mann, den Kindern, den Freunden… viele, die sich Zeit und Aufmerksamkeit w?nschen. Und dabei wollen die meisten nach so einem Arbeitstag einfach nur Ruhe und Entspannung und einfach mal nichts machen.

Das kann f?r eine bestimmte Zeit gut gehen. Doch dauerhaft kann dies zu enormen Problemen mit zum Teil dramatischen Konsequenzen f?hren. Gesundheitliche, famili?re Probleme, finanzielle Probleme, etc. Dar?ber sind sich viele gar nicht bewusst. Es wird einfach mit Aussagen wie “Wird schon gut gehen! Augen zu und durch!” vom Tisch gewischt. Gerade Eink?ufer tendieren von ihrer Pers?nlichkeit dazu, sehr rational zu sein und Gef?hle wegzudr?cken. Dabei fordern sie dem eigenen K?rper oftmals einfach zu viel ab. Und wenn es erstmal zu sp?t ist, sind die Folgen katastrophal!

Unternehmen haben hier eine Verantwortung und sollten diese im eigenen Interesse wahrnehmen. – Es ist kein Geheimnis, dass gesunde Mitarbeiter leistungsf?higer und belastbarer sind und bessere Ergebnisse erzielen.

Mir war fr?her und ist immer noch wichtig, dass ich nach der Arbeit gen?gend Energie habe, mich bewegen m?chte, Zeit mit meinen Kindern und meiner Frau verbringen m?chte. Wenn ich merke, dass mir die Energie fehlt, weil ich vielleicht auch nicht mehr so gut schlafe, nehme ich das immer als erstes Warnzeichen und ?berpr?fe sofort, was gerade die Ursache daf?r ist und wie ich gegensteuern kann.

Klarheit ?ber Priorit?ten, sowohl in beruflicher Hinsicht wie auch privat ist aus meiner Sicht dabei der erste wichtige Schritt, um ein Leben in Gesundheit und Zufriedenheit zu f?hren. Und da man als Betroffener meist vor lauter B?umen den Wald nicht mehr sehen kann, empfehle ich hier ganz klar, sich daf?r Unterst?tzung zu holen. Das kann ein guter Freund sein, besser ist jedoch, sich daf?r einen echten Profi zu holen.

Danke, lieber G?nther Hainz, f?r diese interessanten Einblicke und weiterhin viel Erfolg!

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Weitere Infos zu G?nther Hainz finden Sie auf www.guentherhainz.de. Einen kostenfreien und unverbindlichen Beratungstermin k?nnen Sie direkt HIER vereinbaren!

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